Kayıp ifadesi, birinin bir formun asıl dokümanının kaybolduğunu belirten yasal bir belgedir. Zararın beyannamesi, pasaport, kimlik ve ev ve taşıt unvanı belgeleri ve menkul kıymetlerin mülkiyetini belirten sertifikalar gibi birçok şey için yapılabilir. Finansal dünyada, insanlar genellikle bu terimi kullandıklarında güvenlik kaybını belgeleyen bir kayıp ifadesine atıfta bulunurlar.
İnsanlar hisse senetleri ve tahviller gibi menkul kıymetler satın aldıklarında, mülkiyet durumlarını doğrulayan sertifikalar verilir. Bu belgeler güvenli bir yerde tutulmalıdır, çünkü gelecekte önemli olabilecek mülkiyet kanıtlarını sunarlar. Bazı insanlar onları güvenli kasalarda tutar, bir aracı kurumda saklarlar veya bir ev kasası gibi güvenli bir yerde saklarlar.
Ancak, kayıplar meydana gelir. İnsanlar, hırsızlıkların veya diğer olayların yanı sıra hasara neden olan sel veya yangın nedeniyle bu tür belgeleri kaybedebilir. Biri bir güvencenin eksik olduğunu anlarsa, bir kaydın doğrulanması gerekir. Bu yazılı belge söz konusu güvenliği açıklar ve mümkün olduğunca destekleyici belgeler sunar. Ayrıca, sahibinin kimliğini doğrular ve kayba yol açan durumun bir tanımını sunar.
Bir polis raporunun kopyası veya güvenlikten yapılan bir kopya gibi belgeler dokümantasyon sağlamak için bir kayıp raporuna eklenebilir. Açıklama alındığında ve işlendiğinde, güvenliğin yeni bir kopyası verilecektir. Kayıp veya çalınan bir güvenliğin yerine geçtiğini gösteren işaretlere sahip olabilir. Orijinalin gelecekte bir noktada ortaya çıkması durumunda, vericinin kaybolması ve daha sonra toparlandığını düşündüğü bir belge ile imha için ihraççıya iletilmesi gerekir.
Birisi bir zarar beyanı veremezse ve orijinali hala çalınıyorsa olduğu gibi etrafta dolaşıyorsa, orijinali olan biri mülkiyeti kanıtlamaya çalışabilir. Asıl mal sahibi, bu tür iddialara, zararın ve destekleyici belgelerin beyanını göstererek itiraz edebilir, ancak bu mümkün değilse, asıl belgeyi geri almak veya mülkiyeti kanıtlamak zor olabilir. Bazı şirketler, insanların doldurabileceği kayıp beyanlarını sağlar ve bir avukat da böyle bir belge hazırlayabilir.
