Bir varlık kaydı, bir bireyin veya kuruluşun varlıklarını izlemek için muhasebede kullanılan bir yöntemdir. Böyle bir kayıt defteri, yatırım ve maddi olmayan varlıklar dahil olmak üzere sahip olunan tüm varlıkların tam bir listesini içerebilir. En yaygın varlık kaydı türü, muhtemelen yalnızca sabit varlıkları izleyen sabit bir varlık kaydıdır (FAR).
Maddi duran varlıklar, maddi duran varlıklar, fikri mülkiyet ve diğer değerli mallardan oluşmaktadır. Buna arazi, binalar, makineler ve araçlar dahildir. Fikri mülkiyet, patentler, telif hakları, ticari markalar ve iyi niyet dahil olmak üzere maddi olmayan varlıkları ifade eder. Mevcut bir varlıklar sicili, sarf malzemeleri, ön ödemeli varlıklar ve eldeki nakit para gibi kalemleri içermekle birlikte, yalnızca bir kuruluşun amortisman faaliyetlerinin standart bir parçası olan varlıklar FAR'a dahil edilir.
Bir varlık kaydı oluşturulduğunda, bir kuruluş, varlıkları alfabetik sıraya göre veya belki de yere göre listelenen sistematik bir yaklaşım kullanır. Hangi yöntem seçilirse seçilsin, genellikle bir etiketleme sistemi gerekir. Bu, okunması kolay numaralarla etiketleme varlıklarından oluşur. Bu numaralar, varlıkların fiziksel konumlarının belirlenmesini kolaylaştırmak için varlık kaydında da listelenmiştir. Şirketler çok sayıda farklı varlığa sahip olduğunda, varlıkların etiketlenmesi varlık doğrulama işlemlerinde hayati öneme sahiptir.
Bir varlık kaydının bir amacı, kayıt tutmayı kolaylaştırmaktır. Belge ticari amaçlar ve varlık takibi için referans olur. Bir varlık kaydı amortisman amacıyla da kullanılır. Kurumlar sabit kıymetler için amortisman hesapladığında kayıt güncellenir. Muhasebecilerin varlıklar ve değerleri hakkında bilgi bulması için kolay bir yol sağlayan tüm varlıkların bir yerinde eksiksiz bir liste sunar.
Bir varlık sicili, özellikle bir şirket amortismanı hesapladığında yararlı olur. Bu, her bir varlığın değerinin bir kısmının belirli bir süre için harcandığı standart bir muhasebe parçasıdır. Amortisman genellikle vergi ve sigorta amacıyla yıllık olarak hesaplanır. Bir FAR, her bir varlığın adını ve varlığın defter değerini içerir. Bir varlığın defter değeri, varlığın orijinal değeri eksi amortismana tabi tutardır.
Çoğu kuruluş, varlıkları izlemek için özel olarak tasarlanmış bir yazılım programı kullanır. Bir yazılım programı, varlık listesinin düzenlenmesine yardımcı olur ve muhasebecilerin her bir varlığı ve her birinin değerini izleyebilmesi için benzersiz bir şekilde oluşturulur. Diğer kuruluşlar, varlıkları bir elektronik tablo programı veya varlık kaydı şablonu aracılığıyla izler.
Varlık kayıtları da varlık takibi için faydalıdır. Kuruluşlar zaman zaman tüm varlıkların varlığını doğrulamak için envanter alırlar. Bu nedenle, varlık kaydı, şirketin sahip olduğu her varlığı içermelidir. Bir çalışan, sicildeki her öğeyi sahip olduğu gerçek varlıkla eşleştirir.
Denetçiler aynı zamanda, standart denetim prosedürlerinin bir parçası olarak varlık kayıtlarını kullanır. Kuruluşlarda, varlık kaydının tamamen doğru olması çok önemlidir. Denetçiler, varlıkların varlığını rasgele yöntemler kullanarak doğrularlar. Bu gerçekleştiğinde, denetçi listeden bir varlık seçer ve varlığı fiziksel olarak denetler. Bu doğrulama işlemi kuruluşun muhasebe defterlerinin kesin olmasını sağlamak için kullanılır.
