Acil bir satın alma, beklenmeyen bir olayla ilişkili can veya mal kaybı riskini azaltmak için yapılması gerekenlerden biridir. Acil durumlarda, insanların acil durumu hemen azaltmaları için ihtiyaç duydukları mal veya hizmetlere erişebilmeleri için normal satın alma kuralları askıya alınabilir. Genellikle, durum, ihtiyaç ve nihayetinde gerekli malzemeleri sağlayan satıcı hakkında özel bilgilerle birlikte, satın almayı desteklemek için belgeler sunmaları gerekir. İnceleme daha sonra durumun özel işlemlere uygun olmadığını belirleyebilir.
Geleneksel koşullarda alımlar bir bütçeye göre yapılandırılır. Büyük satın alımlar için, karşılaştırmalı alışveriş veya teklif alımı talep edilmesi gerekir. Örneğin, bir kolej, çeşitli tesisatçı firmalardan tekliflerini ister ve hangisinin ihtiyaçlarını en iyi karşılayabileceğini belirler ve en iyisine bir sözleşme yapar. Bir binanın su basmasına neden olan veya kampüsteki atıkları serbest bırakma tehdidinde ani bir durma gibi bir sıhhi tesisat acil durumu meydana geldiğinde, kolej sorunu gidermek için acil bir satın alma ile bu süreci kaldırabilir.
Satın alma, acil durumun hızlı bir şekilde çözülmesine doğrudan katkıda bulunmalıdır. Bir durgunluğu gidermek için bir tesisatçı kiralamak mümkündür, örneğin, bir halı temizleme şirketine ödeme yapmak acil olarak kabul edilmeyebilir. Sorunun önlenebilir veya öngörülebilir olması durumunda acil durum alım talepleri reddedilebilir. Örneğin bir bilgi teknolojisi departmanı, eski ekipmanın yerini almanın yanı sıra acil durum arızalarına yönelik yedeklemeler yapmalıdır. Olmazsa ve ağ tehdit altındaysa, acil durum ihmal yoluyla yaratılmıştır ve acil bir satın alım için uygun olmayabilir.
Acil alımları tanımlamak ve izlemek için genellikle dikkatli protokoller uygulanır. Amaç, insanların temel ihtiyaçları karşılamak için bu son çare yöntemini kullandığı durumları önlemektir. Acil bir satın alma, özellikle kuruluşun acil ihtiyaçlarından daha büyük bir felaketle ilgili olduğunda daha pahalı olabilir. Örneğin bir kasırgada, jeneratörler çok pahalı olabilirler ve hizmetleri sürdürmek için onları satın almak zorunda kalan şirketler, acil durumlara hazırlanmak için önceden bir jeneratör satın alarak harcayacağından daha fazla para harcarlar.
Acil bir alım için özel yetkilendirme formları kullanılabilir. Form, durumun niteliğini açıklar, acil durumu tanımlar ve giderin nasıl gerekli olduğunu göstermek için gerekçe sunar. Bir süpervizörün veya bölüm başkanının, formun gözden geçirildiğini ve onaylandığını belirterek imzalaması gerekebilir. Endişeli muhasebeciler bir denetim talebinde bulunabilir ve bu gibi durumların tekrar yaşanmasını önlemek için gelecekte daha iyi acil durum planlaması gibi faaliyetler önerebilir.
