Gider raporu, belirli bir süre zarfında veya belirli bir iş ya da ödev yapılırken yapılan masrafları belirten bir belgedir. Gider raporu oldukça geniş olabilir, bazen bir işletmedeki tüm departmanları kapsar veya raporlar sadece bir çalışan ve görev için uygulanarak kişiselleştirilebilir. Gider raporları çoğu zaman, çalışanlar normal ofis ortamı dışında çalışırken gerekli olan harcamaları belgelemek için kullanılır. Çoğu durumda, gider raporları bölüm başkanları tarafından gözden geçirilir ve sonra muhasebeleştirilir.
Bazen gider raporları sadece çalışanların iadesi amacıyla kullanılır. Bu, ofis dışında olan ve işle ilgili masraflar için kendi fonlarını kullanmak zorunda olan bir çalışan için geçerlidir. Geri ödenmesi için, çalışanın genellikle harcamaları doğrulayan makbuzları ekleyerek bir gider raporu vermesi beklenir.
Bazı çalışanlara gider hesapları verilir. Bu, ofisten uzaktayken kullanımları için emrinde olan ancak işle ilgili faaliyetlerde bulunan önceden belirlenmiş bir miktar paradır. Gider hesaplarına sahip olan çalışanların, kendi paralarını kullanmamasına rağmen, harcamalarını belgelemek için genellikle bir gider raporu hazırlamaları gerekmektedir. Çoğu durumda, gider hesabı fonları, bireysel çalışana verilen bir şirket kredisi veya bankamatik kartında tutulur.
Yemekler genellikle masraf raporlarında sunulur. Bu, özellikle işleri için ofisten uzakta seyahat etmelerini veya çok fazla zaman geçirmelerini gerektiren çalışanlar için geçerlidir. Satışta çalışan işçiler genellikle yolda çok fazla zaman harcıyor ve çoğu durumda işverenler seyahat ederken yemek için onları geri ödüyorlar. Yemeklerin gider olarak kabul edilebileceği diğer durumlar arasında, gerçek işin tartışıldığı veya müşteri eğlencesi durumlarında yemekler yer almaktadır.
Gider raporunda sıklıkla gösterilen diğer gider türleri arasında konaklama, benzin ve çamaşırhane hizmetleri yer almaktadır. Uçak bileti, tren bileti ve araç kiralama gibi nakliye masrafları da genel olarak belgelenmiştir. Genellikle, bir çalışan iş yapma sürecinde iken gerekli olan her türlü mal veya hizmetin çoğu geri ödeme için uygun olabilir.
Çoğu şirket gider raporlarını dikkatle izler. Harcamalarda veya bir çalışanın fonları yanlış yönetebileceğinin endikasyonlarında ani artışlar ararlar. Bazı durumlarda, işverenler belirli maddeler için harcama sınırları belirleyebilir. Örneğin, çalışan, barınma için gecelik harcanabilecek para miktarı konusunda bir sınırlama getirebilir. Bu payın ötesinde harcanan herhangi bir fon çalışanın sorumluluğundadır.
