Birçok şirket çalışanlarının seyahat etmesini gerektirir. Bu seyahat, çalışanın yemek, konaklama ve ulaşım gibi ihtiyaçlar için para harcamasına neden olur. Bir gider geri ödemesi, bir işverene, çalışanın bir iş gezisinde harcadığı parayı iade eden bir ödemedir.
Çoğu şirketin gider geri ödeme politikaları, günlük olarak izin verilen maksimum gider olarak belirlenir. Bu, harcırah başına bir miktar olarak kabul edilir; bu, yemekler, konaklama ve nakliye eşyaları için azami ödenektir. Bir kişi, bir ürünün şirketindeki maksimum limitinden daha fazla harcıyorsa, genellikle bu masrafları geri ödemesi için hiçbir fırsat olmadan kendi cebinden ödemek zorunda kalır.
Çoğu işletme, bireyin harcama geri ödeme makbuzlarını zamanında teslim etmesini ister. Bu, şirket için yeterli defter tutma ve vergi raporlama işlemlerinin takip edilmesini sağlamak için gereklidir. Genellikle, çalışanlar gider rapor makbuzlarını üç aydan daha kısa bir sürede teslim etmelidir.
Bir çalışan makbuzlarını iade ettiğinde, genellikle belirli bir stil veya şablon kullanan bir harcama raporu da sunmalıdır. Bu gider geri ödeme formu, giderlerin belirli bir seyahatte nasıl gerçekleştiğini ayrıntılandıran özel bir e-tablodur. Çoğu form, gider türleri, tarihleri ve tutarları için bir alan içerir. Bu, bir çalışanın iş gezisinde neden para harcadığını tanımlamak için yeterli muhasebe detayı sağlar.
Bir çalışan harcadığı para iadesi yapılmadan önce bir geri ödeme talep etmelidir. Bu, evrak işleri ve doğru makbuzlar gerektiren manuel bir işlemdir. Çalışan gider raporunu tamamlamayı ihmal ederse, borçlu olduğu parayı asla alamayabilir.
Vergi kurallarının çoğu, bir çalışanın belirli bir eşiğin üzerindeki masraflar için makbuz vermesini gerektirir. Bu, çalışanın bir seyahat sırasında harcanan masraflar konusunda doğru olmasını sağlamaya yardımcı olur. Çoğu işletme, bir kağıt makbuz eklemek için 25 ABD Doları’ndan (ABD Doları) fazla harcama gerektirir.
Çoğu şirket çalışanlarının seyahat harcamalarına harcayabilecekleri tutarı da sınırlandırır. Tipik olarak, bir şirket çalışanların birinci sınıf ücretler için giderlerin geri ödeme taleplerini dosyalamasına izin vermez, ancak koç veya işletme sınıfına uçmalarını ister. Bu, çalışanın mümkün olan en ucuz nakliyeyi satın almasını sağlar.
Birçok şirket, seyahat etmeden önce bir çalışanın masrafları için ön provizyon almasını gerektirir. Bu seyahat izni formu, belirli bir iş gezisi için beklenen giderlerin bir tahminidir. Bu süreç, bir çalışanı önceden belirlenmiş bir tahmine dayanarak harcamaları yönetmeye zorlar. Bu izin miktarının aşılması, ödenmemiş geri ödemeli ürünlere neden olabilir.
