Envanter defteri, bir şirket tarafından miktar ve değere dayalı ürünleri izlemek için kullanılan bir evrak veya belge topluluğudur. Bu genellikle işletmelere, malzemelerin ve malların şirkete nasıl girdiğini, satışlar nedeniyle ne kadar iyi hareket edebildiklerini ve oluşabilecek kayıpları ölçmelerini sağlar. Ortak bir envanter defteri türü kalıcıdır, ancak bazı şirketler periyodik bir defter kullanmayı tercih edebilir. Bu iki yaygın envanter defteri türü, her birinde gerçekleştirilen güncelleme sıklığına göre değişir.
Envanter defterinin geleneksel olarak sayısız sayfalı bir kitap olmasına rağmen, bir envanter defterinin alabileceği birkaç farklı form vardır. Bu sayfaların her biri, genellikle miktar, değer ve öğelerin açıklamaları gibi farklı bilgileri not almak için kullanılabilecek birden çok sütun içeren bir mizanpaja sahiptir. Bir işletme genellikle, bireysel hesaplar gibi belirli kalem türleri için ayrı sayfalara sahip bir envanter defterine sahiptir. Modern teknoloji, şirketlerin bu defterleri tutmasını kolaylaştırdı ve birçok işletme, envanter ve malların dijital kayıtlarını üretim veya satış amacıyla tutmak için bilgisayar yazılımı kullanıyor.
En yaygın envanter defteri türlerinden biri, sürekli olarak güncellenen “sürekli” olarak adlandırılan bir belgedir. Bu tür defterleri kullanan şirketler genellikle satışlar veya gelen siparişler nedeniyle ürünlerin transferini izleyen otomatik bir sisteme sahiptir. Bu, mallar satıldıkça envanter defteri bu transferi yansıtacak şekilde derhal güncellenir ve şirkete yeni malzemeler geldiğinde deftere eklenir. Bu tür yöntemler her işletme için pratik olmasa da, bir şirketin envanterini hızlı bir şekilde izlemesine ve ihtiyaç duyulan malzemeler için siparişleri ayarlamasına izin verebilir.
Diğer genel envanter defteri defterine “periyodik” adı verilir ve düzenli olarak güncellenir ancak envanterde yapılan değişikliklerden hemen sonra güncellenmez. Bu genellikle bir şirkette fiziksel olarak bir ürün ve ürün sayısını gerektirir; bu daha sonra eldeki malzemelerin iç rakamlarını ayarlamak için kullanılır. Bu sayımlar genellikle yıllık tam envanter sayımından yüksek riskli kalemler için haftalık değerlendirmelere kadar değişebilen belirli bir programda gerçekleştirilir. Periyodik sayılar için kullanılan bu tip bir defter genellikle sürekli olandan daha az güncellenir, ancak ürünlerin nasıl satıldığına veya zaman içinde geldiğine bağlı olarak değişiklikler daha çarpıcı olabilir.
