Otomatik faturalandırma, mal ve hizmetlere yönelik faturalandırmanın, faturayı el ile hazırlama gereği olmadan gerçekleştiği bir işlemdir. Bu türden pek çok faturalandırma sistemi, faturaların elektronik kopyalarını müşterilere göndermeyi ve göndermeyi sağlar. Bu tür faturalandırma yazılımlarının kullanılması, faturalandırma sürecini daha verimli bir şekilde yönetmeyi mümkün kılar ve şirketi hem zaman hem de para tasarrufu sağlar.
Otomatik faturalama yazılımı için ortak olan bazı özellikler vardır. Çoğu durumda, yazılım, faturayı doğru bir şekilde hazırlamak için gereken tüm verileri içeren müşteri profilleri oluşturmaya izin verecek şekilde tasarlanmıştır. Bu veriler müşterinin adını, fatura adresini, fatura bağlantısını ve faturanın elektronik olarak gönderilmesi durumunda bir e-posta adresini içerecektir. Çoğu durumda, otomatik faturalandırma programı müşteri kullanımıyla ilgili olan diğer kaynaklardan veri toplar veya siparişler yerine getirildikten sonra siparişlerin manuel olarak girilmesine izin verir. Faturalama sistemindeki işlemler daha sonra her bir sipariş için uygun fiyatları uygular ve bir fatura yaratır.
Otomatik faturalandırma sisteminin nasıl yapılandırıldığına bağlı olarak, fatura, fatura oluşturulduktan hemen sonra bir tamamlayıcı zarfla birlikte yazdırılabilir. Ancak, yazılımı belirli bir zamanda otomatik olarak faturalar yazdırılacak şekilde ayarlamak mümkündür. Makineyi faturayı katlamaya, önceden adreslenmiş bir zarfa yerleştirmeye ve zarfı mühürlemeye zorlayacak bazı yazılım örnekleri bile var. Teslim aracı olarak e-posta kullanıldığında, sistem, faturayı oluşturduktan hemen sonra teslimatı hızlandırabilir veya e-posta işlemini, belirli bir zamanda, işletme sahiplerinin gönderilmeden önce faturaları incelemesine olanak sağlayan bir yaklaşımla yönetebilir.
Bu tür elektronik faturalandırma sistemleri bazen ödenmemiş faturalara ödeme alma ve uygulama kabiliyetini içerir. Örneğin, e-posta faturaları, müşterinin faturayı aldıktan ve inceledikten hemen sonra ödeme yapmasını sağlayan gömülü bir bağlantı içerebilir. Bir bireyin ödemeyi almasını ve manuel olarak Alacak Hesapları veritabanına girmesini istemek yerine, yazılım ödemeyi tanır, uygun fatura numarasına uygular ve bu tutarı müşteri hesabının bakiyesinden düşer.
Otomatik faturalandırma, müşterinin sabit bir siparişinin olduğu durumlarda veya haftalık veya aylık olarak talep edilmesi gereken sürekli bir ödeme olduğu durumlarda çok iyi çalışır. Bu uygulama ile sistem, uygun müşterilere otomatik olarak ayakta duran veya tekrarlayan faturalar üretecek şekilde yapılandırılabilir, böylece bir veya daha fazla çalışanın bu tekrarlayan görev için saatlerce çalışma ihtiyacını ortadan kaldırır. Sonuçta, personelin iş gününün daha üretken ve dolayısıyla maliyet açısından verimli olması için farklı işlevler için kullanılması sağlanmıştır.
Otomatik faturalandırmanın kullanımı bugün her büyüklükteki şirketle ortaktır. Telekomünikasyondan çevrimiçi perakende mağazalara kadar değişen iş türleri, bu tür yazılımların kullanımından yararlanır. Şirketler zamandan ve kaynaklardan tasarruf sağlayarak, işletmeler harcamaları düşük tutabilir ve böylece daha rekabetçi kalabilir.
