Temel olarak tanımlanan bir bütçe, stratejik bir finansal plandır. Genellikle gelir ve giderleri dikkate alır. Bunu yaparken, işçilik ve hammadde mevcudiyeti gibi diğer bazı faktörlerin de dikkate alınması gerekebilir. Plan ve sonuç arasında bir fark olduğunda bir bütçe farklılığı ortaya çıkar.
Bütçe varyansı düşünüldüğünde, kontrol edilebilecek bütçeyi etkileyenler ile kontrol edemeyenleri ayırt etmek çok önemli olabilir. Bütçe farkının ortaya çıkmasının birkaç nedeni vardır. Bunun bir nedeni, bütçenin kötü planlanmış olmasıdır. Bu kontrol edilebilir bir faktör örneğidir.
Bütçe farkının bazı nedenleri kontrol edilebilir. İşçilik maliyetleri başka bir örnektir. Bir şirket, fazla maaşlı personel üyelerine ihtiyaç duyacak fazla mesai yasaklama ve dış kaynak projeleri gibi kararlar alarak bu alandaki harcamalarını kontrol edebilir.
Bütçe farkının bazı nedenleri kontrol edilemez. Bu kategorideki faktörler genellikle dışsaldır. Bu, bu faktörlerin, bütçeyi yapan şirket dışındaki kuruluşlar tarafından belirlendiği anlamına gelir. Fayda fiyatlarındaki bir artış kontrol edilemeyen bir faktör örneği olabilir. Doğal bir felaket bazı hammadde sıkıntısına neden olursa, bu da kontrol edilemez bir faktördür.
Kişi bir bütçe değişikliği gördüğü zaman, bunun zararları ifade ettiğini otomatik olarak varsaymamalıdır. Bütçe varyansı pozitif veya negatif olabilir. Olumlu olduğunda, genellikle olumlu bir varyans olarak adlandırılır. Negatif olduğunda, olumsuz bir varyans olarak kabul edilir.
Birkaç bütçe varyansı kategorisi vardır. Kâr varyansı en yaygın olanlardan biridir. Bu, beklenilen kazançlar ile gerçekte kazanılan kazançlar arasındaki boşluğa, tahmin edilenden daha yüksek veya düşük olmalarına karşılık gelir.
Büyük kuruluşların sayısız bütçeleri olması yaygındır. Bunlar, örneğin sektöre, şubeye veya departmana bölünebilir. Bu durumda, çok sayıda bütçe varyansı olma ihtimali vardır. Bununla başa çıkmanın birçok yolu vardır.
Kuzey ve güney bölümü olan bir şişeleme şirketi örneğini ele alalım. Yılın sonunda, kuzeyde 1 milyon ABD Doları tutarında bir pozitif fark olabilir. Güney ise, 500.000 ABD doları negatif bir varyansa sahiptir. Bunun ele alınmasının bir yolu, kuzey bölümünün yeni yıllık bütçe için alacağı tutara ek olarak fazlalık tutmasını sağlamaktır. Aksine, güney bölümü, yeni yıl bütçesinden düşülen 500.000 ABD doları açık vermiş olabilir.
