Bütçe muhasebesi, yerel, eyalet ve federal belediyeler tarafından en sık kullanılan muhasebeye özgüdür. Özel sektör şirketleri harcamalarını yönlendirmek için bütçeleri kullanırlar, ancak bütçe muhasebesi ile aynı değildir. Devlet muhasebesi, belirli kullanımlar için ayrılan sermayeyi temsil eden bir dizi fon kullanır. Fonlara gönderilen diğer girdiler, eyalet veya federal kurumun her fon için nasıl uygun para harcayacağına dair ayrıntılı bilgi veren pay ve takaslardır. Bir fon tipik olarak ödenmemiş sermayeyi temsil etmek için genel olarak işaretlenir.
Devlet muhasebesi çoğu muhasebeciyi anlamak ve sürdürmek için genellikle zor bir süreçtir. Bunun nedeni, devlet kurumu tarafından satış, mülk veya gelir vergisi gibi kazanılan az sayıdaki gelir kaynağıyla ilişkili bütçe sürecidir. Hükümet belediyesi tarafından alınan her gelirde, muhasebecilerin fonları önceden belirlenmiş bütçeye göre uygun tutması gerekir. Çoğu kurum veya belediyede vergi gelirlerini nasıl harcadıklarını belirleyen bir bütçe konseyi vardır. Bütçe süreci tipik olarak, muhasebeciler tarafından mutlaka yönetilmesi gereken bir süreç değil, kurum veya belediyenin seçilen yetkilileridir.
Bazı bütçe muhasebe formlarında, bir idari organ tarafından yapılan her ödenek bir fonu temsil edebilir. Örneğin, bordro, bakım, polis ve itfaiyeciler, altyapı iyileştirmeleri, yeni yollar veya diğer büyük projeler için ödenekler belirlenebilir. Ayrılmış hesaplar ve fonlar, hesaba tahsis edilen para için belirli bir amacı temsil edecektir. Çoğu devlet kurumu veya belediye için, başka bir projede tek kullanım için tahsis edilen fonlar harcanması yasaktır. Örneğin, sokak temizliği için kullanılan fonlar polis araçlarının tamirine doğru gidemez. Ödenek fonları bir belediyenin sermaye harcaması şeklinde sınırsız olabilir.
Tahsisatlar, bir muhasebe kurumunun veya belediyenin bütçe muhasebe sisteminde her fona harcayacağı belirli miktardaki paradır. Tahsisler tipik olarak belediye vergi gelirlerinden para aldığında ortaya çıkar. Muhasebeciler paranın her bölümünü kesmeli ve belirli bir fona kaydetmelidir. Bu, satış vergisi tahsilatları için yaygın bir işlemdir. Pek çok belediye, bir dizi farklı amaç için ödeme yapmak için satış vergisi gelirlerini kullanır. Muhasebeciler kazanılan sermayeyi her fona yatırmak için paylar oluşturmalıdır.
Bir görev, belediyenin görevini yerine getirdiği zaman ödenebilecek veya ödenmeyebilecek belirli bir vergi gelirinin kullanılmasıdır. Çoğu hükümet, yıl boyunca yalnızca belirli zamanlarda vergi geliri elde eder. Bir engel, kurumun veya belediyenin alacak hesaplarını, yani kredi ödemesini, sistemi kullanarak mallar için ödeme yapmasına izin verir. Muhasebeciler, bir kısıtlama kullanarak bütçe muhasebe sistemine girişi kaydedeceklerdir. Vergi geliri geldiğinde, muhasebeciler görevden öder ve muhasebe defterinden çıkarırlar.
