Elektronik fatura, alıcının otomatik, çevrimiçi bir sistem aracılığıyla bir fatura alıp ödediği bir otomatik faturalandırma ve fatura ödeme şeklidir. Bu nispeten yeni bir faturalandırma şeklidir. Geçmişte, kağıt fatura normaldi; müşteriler çek yazarak faturalarını ödemek zorunda kaldı. Bugün fatura yazılımı ve fatura web siteleri faturaları ve ödemeleri otomatik ve elektronik olarak yönetir.
Müşterileri İnternet üzerinden faturalandırmak bir şirketten tasarruf sağlar. Genel olarak, elektronik faturalama, bir kağıt faturanın faturalandırmasından daha etkili, daha doğru ve hızlıdır. E-faturalandırma, yaygın olarak adlandırıldığı gibi e-faturayı oluşturmak için müşterinin adını, adresini ve hesap ayrıntılarını alır. Müşteri daha sonra çevrimiçi olarak hesabına giriş yapar ve bir kredi kartı numarası yazarak faturayı öder.
Bazen, müşteri e-postayı yazdırabilir, ödemeye çek yazabilir ve posta gönderebilir. Bu işlem, posta teslim sistemi ve bir insanın faturayı elle işlemesi gerektiği nedeniyle daha uzun sürer. Bazı elektronik faturalama sistemleri, müşteriler için faturaları otomatik olarak yazdırır ve bir makinenin zarflara yerleştirmesini ve postalamasını sağlar. Yine, bu işlem müşterilerin faturayı çevrimiçi ödemesinden daha uzun sürer.
E-fatura dünyadaki birçok şirket tarafından sunulmaktadır. Bu otomatik faturalandırma sistemlerinin çoğu, müşterilerin şirketin hesaplarından otomatik olarak para çekmelerini sağlar. Bu, müşteriye zaman kazandırır ve gecikmiş fatura ödeme şansını ortadan kaldırır. Bir hatırlatma olarak, bazı şirketler faturalarını ödemeleri gerektiğini bildirmek için müşterilere e-posta gönderir. Müşteri daha sonra faturayı çevrimiçi olarak ödemeye karar verebilir, çek gönderebilir veya otomatik ödemeleri ayarlayabilir.
Giderek daha fazla sayıda müşteri, çevrimiçi faturaları ödemeyi tercih ediyor. Kağıt çeklerin maliyetini, yazma zamanını ve postalama posta ücretlerini düşürür. Artık banka hesaplarında para olduğu sürece fatura ödeme konusunda endişelenmeleri gerekmiyor.
Genel olarak, elektronik faturalandırma sistemi kuran bir işletme uzun vadede para tasarrufu sağlayacaktır. Faturaları elden çıkarmak için çalışanlara para ödemek zorunda kalmayacaklar. Ayrıca, faturaları müşterilere e-postayla göndermeyi seçerse posta ücretinden de tasarruf edeceklerdir. Bazı sistemlerin şirketin ödemesi gereken aylık bir ücreti vardır. Bir elektronik dağıtım sistemi kurmanın ilk yatırımı önemli olabilir, ancak yatırımın geri dönüşü genellikle kısa sürede telafi edecek kadar iyidir.
