Bazen bir çalışanın günlük olarak iş yapmak için belirli masraflara maruz kalması gerekir. Şirket işleri yürütmek veya satış yapmak için kişisel bir aracı kullanmak bazen gerekli olabilir, ancak bir personel kendi başına ödemek zorunda kalırsa masraflı olabilir. Zaman zaman, bireylerin ofis malzemeleri satın almaları veya bir kampanya veya proje için malzeme toplamaları ve ürünler için ödeme yapmak için kişisel fonları kullanmaları gerekebilir. Bu tür giderler oluştuğunda, çoğu şirket çalışanlarına geri ödeme yapar.
Maddi iş alımlarına ek olarak, yerel seyahat masrafları genellikle çalışanın iadesi için gider raporuna dahil edilir. Kilometre ücreti, otopark ücretleri ve benzeri masraflar genellikle yeterlidir. Aynı şekilde, şehir dışı işle ilgili seyahatler de sıklıkla geri ödenmektedir. Uçak bileti, taksi yolculuğu, ikramiye, araç kiralama ücreti, otel konaklama ve restoranlarda yemek yeme gibi masraflar, işverenin tazminat planı kapsamında olabilir.
Ancak, çalışanlar, kendi paralarından herhangi birini harcamadan önce çalışanın geri ödeme politikasını anlamayı sağlamalıdır. Bir şirketin genellikle bir işletme sahibinin hangi harcamaları karşılamak istediğini belirten belirli kriterleri vardır. İnsanların yeni bir ofis masası gibi yetkisiz alımlar yapmasını önlemek ve daha sonra bir şirketin para ödemesini beklemek için birçok masrafın önceden onaylanması gerekir.
İşletme sahipleri genellikle iç bütçeleri belirlediklerinden, izin verilmeyen pahalı öğeler bir şirketin maliyesine büyük yük getirebilir. Çalışan geri ödeme politikalarını takip etmeyen kişilerin geri ödeme taleplerinin reddedilmesi olasıdır. Aynı şey aşırı telefon ücretleri veya kabul edilebilir bir ödeneği aşan diğer masraflar için de geçerli olabilir.
Her ayın sonunda, personelin genellikle yöneticilerine tamamlanmış gider raporları vermeleri gerekir. Bu standartlaştırılmış form, bir bireyin genellikle ay boyunca yaptığı işletme giderlerinin tümünü listeleyebildiği yerdir. Belirli bir müşteri veya proje ile ilgili olarak, finansal harcama nedenini ve ilgili iş numaralarını veya diğer göstergeleri içermelidir.
Ay boyunca tahsil edilen ilgili makbuzların tamamı çalışanın geri ödeme talebine eklenmelidir. Ek olarak, önceden onaylanmış, meşru harcamaların doğrulanması için yazılı izinler de sunulmalıdır. Raporları ve makbuzları teslim etmeden önce, işveren evraklarının kaybolması veya yanlış yerleştirilmesi durumunda personelin her şeyin kopyasını çıkarması akıllıca olacaktır.
