İş açığı analizi, belirli hedeflere ulaşmak için kullanılabilir. Bu analiz, şirketin mevcut durumunun ve şirketin gelecekte ne elde etmek istediğinin bir açıklamasını içerir. Bu iki öğe arasındaki fark boşluktur. Analiz, bu açığı kapatmak ve hedeflerine ulaşmak için şirketin tamamlaması gereken özel eylem adımlarını içerir.
Örneğin, Şirket X, New York eyaletindeki en büyük bebek distribütörüdür. X şirketi, Amerika Birleşik Devletleri'ndeki en büyük bebek distribütörü olmak istiyor. X Şirketi, en iyi New York bebek distribütörü olmanın nasıl olduğunu gösteren bir analiz tamamladı. Bu, pazarlama, muhasebe, bilgi teknolojisi, yönetim ve diğer bölümler dahil olmak üzere, X Şirketinin başarısına katkıda bulunan işin her yönüne genel bir bakışı içerecektir.
X Şirketi daha sonra ülkedeki en iyi distribütör olma hedefine ulaşmanın avantajlarını ana hatlarıyla açıklar. Hedefler belirli ve ölçülebilir olmalıdır. Bu durumda, X Şirketi üç yıl içinde ülke çapında en büyük bebek distribütörü olacak. X Şirketi daha sonra bu hedefe ulaşmak için ne yapması gerektiğini çalışacaktır. Şirket X'in analizinin sonucu, ülke çapında en büyük bebek distribütörü olmanın nasıl olacağı hakkında bilgiler içeren eksiksiz bir plan veya boşluk analizi belgesi olacaktır.
Analiz, işletme belgeleri, dosyaları ve finansal bilgilerin incelenmesini ve ayrıca çeşitli bölümlerdeki personellerle yapılan görüşmeleri içerebilir. Tüm bilgiler toplandıktan sonra, bir boşluk analizi raporu oluşturulur. Bu belge genellikle analizin amacını ve çalışmayı tamamlamak için kullanılan yöntemleri belirten bir giriş içermektedir.
Giriş, tipik olarak mevcut durumun bir özeti, şirketin ulaşmak istediği hedefler ve bu hedeflere ulaşmak için ayrıntılı plan izler. Bu plan, işletmenin her alanı için ayrıntılı eylem adımları, her adımı tamamlama takvimi ve planın ne kadara mal olacağını belirten bir bütçe içerecektir. Nihai belgedeki herhangi bir iddia veya istatistiği destekleyen belgelerin bir eki de dahil edilebilir.
Bir sonraki adım, yönetimin eylem planını ve bütçeyi onaylaması olacaktır. Onaylanırsa, plan uygulamaya konur. Planın programda ve bütçe dahilinde kalmasını sağlamak için her adımın izlenmesi gerekir. Başarılı olursa, şirket boşluk analizi raporunda belirtilen hedefi gerçekleştirecektir.
İşletmeler, şirket çapında hedeflere ulaşmak veya belirli bir departman veya bölge için hedefleri gerçekleştirmek için boşluk analizini kullanabilir. Örneğin, genel gider maliyetlerini düşürmek isteyen bir şirket finansal boşluk analizini tamamlayabilir. Veya ürün dağıtımını genişletmek isteyen bir firma pazarlama analizi oluşturabilir. Boşluk analizi, işletmelerin rekabetçi kalmasına yardımcı olabilir ve bir hedefin potansiyel karlılığını ölçmeye yardımcı olabilir. Bu, yönetim ve personelin analizde belirtilen planları anlamalarına ve istekli olmalarına yardımcı olabilir.
