Proje muhasebesi, insanların belirli bir projeyle ilişkili maliyetleri ve gelirleri izlemelerine olanak veren bir finansal izleme şeklidir. Bu, insanların projeleri bütçede tutmalarına, harcamalardaki değişiklikleri takip etmelerine ve proje ilerledikçe ele alınabilecek endişe alanlarını belirlemelerine olanak tanır. Bu muhasebe türü diğer tüm muhasebe türlerinden farklıdır, çünkü belirli bir süre boyunca bir şirketin tamamını veya belirli bir departmanı kapatmak yerine, bir projeyle ilişkili tüm maliyetleri, gerektiği sürece karşılar.
İnsanların film ve televizyon prodüksiyonuyla ilgili masrafları takip ettiği üretim muhasebesinde bir örnek görülebilir. Film stüdyoları, harcamaları projeye göre izlemek istiyorlar, çünkü gişedeki performansı değerlendirmek ve maliyetleri kontrol etmek için anlamlı bir yol sağlıyorlar. Muhasebeciler film boyunca üretim boyunca kalırlar; pazarlamadan dolaba, her departmandan veri alırlar. Ne kadar para harcandığı ve filmin bütçe hedeflerini ne kadar iyi karşıladığı konusunda insanları bilgilendirmek için düzenli hesaplar oluştururlar.
Proje muhasebesi bazı durumlarda kanunen istenmektedir. Hükümet adına projeleri tamamlayan devlet müteahhitleri, projeye özgü harcamaların bir dökümü için giderlerini net ve detaylı bir şekilde belgelendirmelidir. Diğer durumlarda, inşaat gibi, masraflara bakmak ve muhasebe meselelerini yönetmek için yararlı bir yol olabilir. Müteahhitlerin, örneğin, müşterilere doğru tahminler yapabilmeleri gerekir ve belirli bir projenin ne kadar pahalı olacağına dair makul derecede yakın tahminler üretmek için önceki işlerden proje muhasebesini kullanırlar.
Bir proje muhasebe ekibi, özellikle bir şirket içindeki birden fazla bölüme yayılan ve tamamlanması ay veya yıl süren bir şey için büyük olabilir. Bir muhasebeci, diğer muhasebeciler, katipler ve idari asistanlar dahil olmak üzere destek personelini denetlemekten sorumludur. Bir an önce bilgi sağlamaları ve bazen bir organizasyonun yapısına bağlı olarak birden fazla proje için muhasebe işlemlerini yürütmeleri gerekebilir.
Bir projenin iletişim ve koordinasyon noktası olarak hareket eden kişi olan proje yöneticisi, projeleri orijinal bütçe tahminlerine yakın tutmak için proje muhasebesine güvenir ve ayrıca projelerin belirli bir zaman dilimi içerisinde tamamlandığından emin olmak için diğer bölümleri kullanır. Sorun ortaya çıkarsa, proje yöneticisi, yatırımcılara, kamu görevlilerine ve diğer ilgili taraflara karşı sorumlu olabilecek denetleme personelinin memnuniyetini, gecikme ve masraf aşımları gibi şeyleri açıklayabilmelidir.
