Bir fatura ve bir makbuz, tamamen farklı iki durumda kullanılır. Paranın borcu ödendiğinde bir fatura verilirken, borcu ödendiğinde bir makbuz verilir. Başka bir deyişle, bir fatura ödeme talebidir, bir makbuz alınan ödemenin onayıdır.
Genel olarak, faturalar krediyle yapılan alışverişlerde kullanılır ve makbuzlar mal veya hizmetlerin nakit ödemelerini takip eder. Örneğin, bir müşteri bakkaliye için ödeme yaparken, katip, kalemleri toplar ve ödemeyi aldıktan hemen sonra müşteriye bir makbuz verir. Öte yandan, bir telefon şirketi ile bir hesabı olan bir kişinin, belirli bir miktar borcu ile her ay yaklaşık aynı saatte bir fatura alması muhtemeldir. Önceki ayın faturasının ödenmemiş olması durumunda, söz konusu tutar genellikle vade tarihine geçerse, vade tarihine kadar geçen süre içerisinde belki de bir faiz ödemesi yapılır. Bu fatura ve makbuz yöntemi, tüketici için olduğu kadar ticari durumlar için de kullanılır.
İşletmelerde, fatura genellikle fatura olarak bilinir. Net 30 gün terimi, genel olarak faturanın, mal veya hizmet alımı tarihinden itibaren 30 gün içinde ödenmesi gerektiğini belirtmek için kullanılır. Bir şirkette hesabı olan bir müşteri için farklı işlemlerde fatura ve makbuz kullanılabilir. Müşteri daha büyük bir alım yapıyorsa, kredi kullanmak ve faturalandırılmak isteyebilir, ancak yalnızca bir veya iki ürün için nakit ödeme yapmak ve makbuzu ödeme kanıtı olarak tutmak tercih edilebilir.
Faturalar veya faturalar genellikle ofis ortamlarında bilgisayar yazılımı kullanılarak hazırlanırken, mağazalardaki yazar kasalarda birçok makbuz oluşturulur. Makbuzlar, bir mal sahibinin aylık kiracıyı bir kiracıdan alması gibi nakit ödeme sırasında da el yazısı ile yazılabilir. Yazar kasa makbuzlarından veya faturalarından farklı olarak, el yazısı içeren bir makbuz sıkça belirtilmez, yalnızca toplam tutarı içerir. Belirtilen faturalar ve makbuzlar, genellikle ilk önce net tutarı gösterir, daha sonra toplam altta bırakılmadan önce vergileri veya indirimleri düşürürler. Ancak, bir fatura ve makbuz toplamları her zaman farklı şeyler ifade edecektir.
Tüm makbuzların toplam tutarı, ödenen fonları gösterir. Her tür faturadaki toplam tutar, bir fatura "ödenmiş" olarak damgalanmadığı sürece, söz konusu tutarın hala borçlu olduğunu gösterir. Bir faturada ücretli damgalama veya markalama kullanmak yerine, günümüzde işletmelerin çoğu, önceki borcun alındığına dair ayrı bir açıklamada veya yaklaşmakta olan faturalarda olduğunu belirtmektedir.
