Bir dergi ve defter, muhasebe sürecinde rutin olarak kullanılan iki kitap türüdür. İkili giriş muhasebesi olarak bilinen şeyin anahtarı olarak kabul edilen bu kitapların her biri, doğru finansal kayıtların tutulması sürecinde belirli amaçlara hizmet eder. Hem dergide hem de defterde kaydedilen işlemlerin çoğu aynı olsa da, bu muhasebe defterlerinin her birinin amacı ve işlevinde temel farklılıklar vardır.
Dergiyle defter arasındaki en temel farklardan biri muhasebe sürecinde istihdam edilmeleridir. Dergi, bir işlemin ilk olarak muhasebe sistemine girildiği muhasebe defteri olarak kullanılır; işlem genellikle orijinal girdi olarak adlandırılır. Sürecin ilerleyen zamanlarında, aynı işlem deftere giriş olarak kaydedilecek ve söz konusu giriş değerlendirme ve analiz amacıyla diğer girişlerle ilgili olarak konumlandırılacaktır.
Günlük ve defter arasındaki diğer önemli fark, kayıtlardaki girişlerin sırasıdır. Dergiler her zaman kronolojik sıraya göre düzenlenir ve hangi işlemlerin belirli bir iş günü, hafta veya başka bir fatura dönemi ile ilişkili olduğunu tanımlamayı çok kolaylaştırır. Buna karşılık, bir defterdeki girişlerin düzenlenmesi, iç finansal ve muhasebe amaçları için verileri değerlendirmek amacıyla benzer işlemlerin belirli hesaplarda bir araya getirilmesiyle daha fazla ilgilidir.
Derginin ve defterin farklı amaçları, her kitabın farklı şekilde yapılandırıldığı anlamına da gelir. Bir dergi, genellikle bir tarih ve işlem tutarının bir borç veya kredi sütununa yerleştirilmesi de dahil olmak üzere işlemin kısa bir açıklamasını içerir. Bir dergide kaydedilen işlemleri dengelemek için herhangi bir girişim yoktur. Aksine, defterdeki hesaplara girişler her zaman dengelenmelidir.
Hem derginin hem de defterin kullanımı ile ilgili bazı görüşler vardır. Bir düşünce okulu, her iki muhasebe kitabını tutarak, deftere nakil hatalarını belirleme fırsatının geliştirildiğine, defterdeki hesapların ne zaman ve ne dengeleme yapamayacağına çok yardımcı olabilecek bir faktör olduğunu savunuyor. Ek olarak, dergi genellikle işlemleri kronolojik sıraya göre kaydetmek için kullanılan basit işlem nedeniyle bir mahkemeye delil olarak kabul edilir. Farklı bir yaklaşım, bir defter tutmanın isteğe bağlı olduğunu ve bir defter tutmanın, vergilerin doğru bir şekilde hesaplanabilmesi ve ödenebilmesi için hesapların düzenlenmesi de dahil olmak üzere şirketin finansal işlemlerinin izlenmesi için çok önemli olduğunu göstermektedir.
