Bir genel muhasebe hesabı, genel muhasebe hesabına ilişkin ayrıntıları takip etmek için muhasebede kullanılır. Genel olarak, bir defterdeki ayrı satır öğelerine karşılık gelen bir hesap veya ilgili hesap grubudur. İştirak defteri defteri, bir şirketin genel defteri bozmadan, müşterinin ödemeleri veya satın alma geçmişi gibi ayrıntıları kaydetmesini sağlar. Yardımcı defterler olmadan, genel defter kullanmak imkansız olacak kadar çok bilgi içermelidir.
Genel muhasebe hesabı, bir işletme için ana kayıttır. Varlık, borç ve gelir hesaplarının tümü genel muhasebe hesapları olabilir. Pratik anlamda, genel bir defter özeti gibidir; toplamlar verir, ancak bu paranın nereden geldiği ya da tek tek bileşenlere nasıl ayrılabileceğinin ayrıntılarını vermez. Bir bağlı muhasebe hesabını özetleyen herhangi bir genel muhasebeye kontrol hesabı veya ana hesap adı verilir.
Kontrol hesabı genel tabloyu verir, ancak bir bağlı hesap da ayrıntıları verir. Bağlı ortaklık hesapları genel muhasebe defterine dahil değildir. Bunun yerine, şirketlerin kontrol hesabının bireysel bileşenlerini izlemesine izin veriyorlar. Örneğin, kontrol hesabı 5.000 dolarlık bir geliri listeleyebilir. Bu 5.000 dolar, birkaç farklı müşteriden birkaç çek içerebilir. Bağlı ortaklık, her bir müşterinin ne kadar ödeme yaptığını ve ne için para ödediklerini takip etmek için her bir müşteri için ayrı bir hesaba sahip olacaktır.
Bir şirketin her hesap türü için yalnızca bir genel defteri olacaktır, ancak ayrıntıları takip etmek için ihtiyaç duyduğu kadar çok sayıda bağlı deftere sahip olabilir. Bazı şirketler müşteri tabanlarına, sahip oldukları alacaklı sayısına ve diğer detaylarına bağlı olarak yüzlerce hatta binlerce yan kuruluş hesabına sahip olabilir. İştirak defterinin toplamı, genel muhasebe hesabındaki toplam bakiyeye veya onunla ilişkili bağlı defter grubunun toplam bakiyesine eşittir.
Şirketleri düzenli tutmaya ek olarak, bağlı defterler de bilgi akışını kontrol etmeye yardımcı olabilir. Müşteri hizmetleri personeli, tüm şirket finansal bilgilerine erişmeden müşterinin satın alma geçmişlerini ve satın alma modellerini görmek için belirli bir bağlı defter veya defter grubuna erişebilir. Bu arada, şirket muhasebecileri, günlük işlerini, genel muhasebe defterinde, yardımcı defterlerin detaylarını beklemeden yapabilirler.
