Bir veritabanı yönetim sistemi (DBMS) aslında kullanıcıların belirli bir veri kümesinde raporları görüntülemesine, düzenlemesine, sıralamasına ve çalıştırmasına izin veren bir yazılım programıdır. Bu programlar uygulamalar, arayüzler veya istemciler olarak da adlandırılabilir. Bir veritabanı yönetim sisteminin kullanımı, geliştirildiği işlevlere özgüdür: sistemler, çeşitli kullanıcı gereksinimlerini karşılayacak şekilde tasarlanabilir. Bir veritabanı yönetim sistemi kullanmak için, kullanıcılar sistemle ilgili komutları öğrenmeli veya tablo oluşturma ve değiştirme, kayıt ekleme, düzenleme veya silme gibi görevleri gerçekleştirmek için geliştirilmiş grafiksel kullanıcı arayüzü (GUI) araçlarına aşina olmalıdır.
Kullandığınız veritabanı yönetim sistemine "komut satırı" - bir programı yürüten yazılı bir komutla erişilirse - Standart Sorgu Dili (SQL) olarak bilinen kurallara uygun olmanız gerekir. Bu, isteklerinizi veritabanına iletmek için belirli komutları yazmanızı gerektirir. Örneğin, "CREATE TABLE müşteriler" komutu mevcut bir veritabanında "müşteriler" adlı bir tablo oluşturur. Böyle basit bir komut tablodaki herhangi bir sütunu yapmaz ve onu veriyle doldurmaz. Ek komutlar yeni tabloya karmaşıklık ve derinlik katabilir.
Diğer veritabanı yönetim sistemlerine web tabanlı portallar üzerinden erişilebilir. Bunlar genellikle bir web barındırma şirketi tarafından sağlanır ve kullanıcıların olası komutları görüntülemelerine ve seçmelerine olanak sağlayan kullanıcı dostu bir GUI'ye sahiptir. Bu tür bir veritabanı yönetim sistemini kullanmak için, tablo ekleme, sütun ayarlama, bu tablolara veri ekleme, düzenleme ve silme gibi görevlerin yürütülmesini sağlayan menü seçeneklerini tanımanız gerekir. Bu tür bir veritabanı yönetim sistemi ile çalışırken, SQL öğrenmeye gerek yoktur. Ancak bazı uzmanlar, SQL kurallarının öğrenilmesinin, sorunların çözülmesinde ve sorguların yazılmasında yardımcı olabileceğini tavsiye etmektedir.
Üçüncü tip bir veritabanı yönetim sistemi, bir GUI'nin bir bilgisayara kurulmasına izin vererek, kullanıcıların programı iş istasyonlarından çalıştırmalarını mümkün kılar. Web tabanlı sistemlerde olduğu gibi, menü seçenekleri değişiklik gösterir, ancak veritabanını yönetmek için gereken görevler SQL bilgisi gerektirmez. Bir GUI içindeki yönetim sistemleri, belirli menü seçeneklerini öğrenmeyi gerektirir. SQL'de yazmak zorunda olmamanıza rağmen, veritabanı işlevlerinin genel olarak anlaşılması, sistemin öğelerinin uygun şekilde ayarlanabilmesi için kritik öneme sahiptir.
