E-posta görgü kuralları, bazen geniş terimlerle netiquette olarak adlandırılır, karmaşık bir şeydir. Özellikle bireylerden gelen e-postalara cevap vermemek kesinlikle uygun değildir, ancak hepimiz zaman zaman meşgul oluruz ve e-postaların alındığını kabul etmekten başka bir şey yapamayabiliriz ve daha sonra daha ayrıntılı olarak yazacağım. Tüm e-postalara otomatik yanıt göndermenin uygun olup olmadığı sorusu da karmaşıktır.
Genel olarak, bir yanıtı tam olarak geri getirebildiğiniz zaman tüm e-postalara otomatik bir yanıt göndermenin uygun olmadığı kabul edilir. Uygulama, insanlar postalarını yanıtlayabiliyor olsa bile daha yaygın hale geliyor ve bu e-posta kurallarının ihlali gibi görünüyor. Öte yandan, tatile çıkmayı planlıyorsanız ve özel bir bireyseniz, küçük bir işletme için çalışıyorsanız veya bir avukat veya doktor olarak özel bir muayenehaneniz varsa, insanlar bir yanıt beklemekle birkaç gün bekleyebilirler. Sizden beklenenden daha fazla zaman alabilir. Büyük miktarda e-posta alırsanız, e-posta kuralları uzmanları, uygun bir yanıt oluşturmanızı ve iş haftası boyunca 48 saatten fazla bir süre bilgisayarınızdan veya bir e-posta kaynağında bulunmamanız durumunda tüm e-postalara otomatik bir yanıt göndermenizi önerir.
Çerçevelendiğin cevap kibar ve ticari olmalı, çünkü arkadaşlardan veya profesyonellerden mektuplar alabilirsin. Devamsızlığınızı belirtin, ancak nedenini açıklamanıza gerek yok ve e-postalara ne zaman cevap vermeye başlayacağınıza dair bir zaman verin. Özellikle çok sayıda e-posta alırsanız, kendinize birkaç gün fazladan zaman verin. Bu şekilde, birkaç gün uzak durduktan sonra tekrar donanıma girme zamanı verirken, e-postaları yanıtlama yükümlülüklerinizi yerine getirebilirsiniz.
Bir otomatik yanıtlayıcı kullanırken, özellikle çok fazla SPAM veya Bacn e-postası alırsanız, bazı e-postalarınızın hemen çıkma ihtimalinin olduğunu unutmayın. Aslında, haber gruplarına veya sosyal paylaşım sitelerine abone olursanız, tatildeyken aboneliğinizi iptal etmek isteyebilirsiniz. Bu şekilde, başkalarının posta kutularını, nasıl olduğunuz hakkında, kabaca olduğu düşünülen birden fazla mesajla doldurmazsınız. Teorik olarak, uzaktayken tüm e-postalara otomatik bir yanıt kullanacaksanız, yalnızca kişisel veya ticari nitelikte mesajlar alacağınızdan emin olmalısınız. Haber grubu veya Bacn e-postalarını kaçırmak istemiyorsanız, bunlara kişisel veya iş yazışmaları için kullandığınızdan farklı bir e-posta adresi altında abone olun.
Önemli miktarda e-posta alan büyük şirketler veya işletmeler, e-posta alındığını onaylamak için otomatik bir yanıt sistemi kullanabilir. Herhangi bir şirketin tüm e-postalara otomatik bir yanıt göndermesi kibar kabul edilir, çünkü bunların alındığını onaylar. Bu durum size bir restoranda başını sallayan yoğun bir garsona benziyor. Sizi gördüğünü ve mümkün olan en kısa sürede masanıza geleceğini bilmenizi sağlar. Sonunda e-postanıza cevap verecek büyük bir şirket, birkaç gün veya hafta içinde kişisel bir cevap vaadiyle bu dostça selamı veriyor.
Özellikle doktorlar, terapistler ve hastalarla e-posta yazışmalarını kullanan ve iş haftasında iki günden fazla bir süre boyunca şehir dışına çıkacakları zaman tüm e-postalara otomatik bir yanıt göndermek için hasta ile e-posta yazışmalarını kullananlar için önemlidir. Bir hastanın acil bir endişesi varsa, sağlık uzmanları alternatif bir temas belirtebilir, böylece hastanın birkaç gün beklemesine gerek kalmaz ve hemen dikkat etmesi gereken bir sağlık sorununu ele almaz.
