Belge biçimlendirme bazen bir kullanıcı için çok şeffaf olabilir ve diğer zamanlarda çok sinir bozucu olabilir. En az çabayla iyi biçimlendirme sonuçları elde etmenin bir yolu, kullanılan programa çok aşina olmaktır. Diğer bir ipucu, biçimlendirmeyi mümkün olduğu kadar basit tutmak ve mevcut araçların temel işlevlerinin ötesinde düşünerek en yüksek potansiyellerine kullanabilmelerini sağlamaktır. Biçimlendirilmiş belgenin hedefini bilmek, ister yazıcı, ister el cihazı, ister web sayfası olsun, uç ortama çevrilemeyecek belge biçimlendirme mekanizmalarından kaçınmaya yardımcı olabilir. Belgenin nasıl kullanılacağına ilişkin yönlerin anlaşılması, görüntüler gibi nesnelerin tanımlanmasına yardımcı olabilir, bu nedenle profesyonel görünür ve belge çıktılandığında mükemmel kalitede olur.
Belge düzenleme yazılımının nasıl çalıştığını bilmek, ılımlı bir belge formatlama bile kullanmak için çok önemlidir. Basit bir araç seti gibi görünen şey, metinle olan etkileşimleri ve birbirleriyle öngörülemeyen sonuçlar üretmeye başlamasıyla giderek daha karmaşık hale gelebilir. Metin sarma, satır kesmeleri, katmanlar ve elektronik tablo hücreleri gibi eklenen nesnelerin tümü belirli stiller veya öğeler tarafından atılabilir. Biçimlendirme, dışa aktarılana veya bir yazıcıya gönderilene kadar mükemmel görünebilir. Bir programın nasıl ve neden böyle çalıştığını bilmek, bu sıkıntıyı ortadan kaldırabilir.
Sonuç biçimlendirmesi göz önünde bulundurularak belge biçimlendirme tasarlamak önemlidir. Siyah beyaz basılacak belgelerde renkli küçük resim kullanılmasının çok az amacı vardır. Bazı karmaşık formatlar, özellikle ofis takımları arasındaki bağlantılı nesneler, bir HyperText Markup Language (HTML) dosyasına düzgün şekilde çevrilemeyebilir. Elektronik kitapların, raporların veya tanıtım broşürlerinin hepsinin formatlanması için tasarımın içeriğini ve niteliğini değiştirebilecek özel gereksinimleri vardır. Şablonları kullanmak veya başlamadan önce bir belgenin düzenini çizmek zamandan tasarruf sağlayabilir ve sorunları önleyebilir.
En sık, basit belge biçimlendirme en etkilidir. Diğer tabloların içine yerleştirilmiş çerçeveleri veya tabloları içeren karmaşık düzenler, başka bir cihaz veya program aracılığıyla doğru şekilde oluşturulmayabilir. Aynı şekilde, biçimlendirme için ayrı ayrı boşluk kullanmak da asla iyi bir fikir değildir. Editördeki biçimlendirme araçları, en yüksek düzeyde kusursuz çıktı şansı elde etmek için kısayollar olmadan biçimlendirme amaçlı olarak kullanılmalıdır.
Belge biçimlendirmesi ve içeriğinin geliştirilmesi el ele gitmelidir, ancak editöre taşınmadan önce ayrı ayrı çizilmeleri gerekir. Anında biçimlendirme oluşturmak, kullanıcının daha büyük tasarıma bakış açısını kaybetmesine neden olabilir. Bir öğeden diğerine atlarken format için içerik oluşturmaya çalışmak, biçimlendirmede hatalara veya kesmelere neden olabilir. Önceden geçerli olan belge biçimlendirme ve içerik için sağlam bir planla, nihai sonuç minimal problemlerle tamamlanabilir.
