Elektronik posta için kısa olan e-posta veya e-posta, Internet üzerinden gönderilen ve kullanıcı tarafından çevrimiçi olarak alınan veya bir e-posta istemcisi aracılığıyla, cihaza ve mesajları alan programa bağlı olarak push veya pull teknolojisi kullanılarak indirilen metin mesajlarının adıdır. Arşivleme, öğelerin mantıklı ve erişilebilir bir şekilde düzenlendiği bir depolama planına atıfta bulunur. Aynı zamanda malzemenin yedek kopyasının alınmasını da ifade edebilir. E-posta arşivleme, onu sunucudan kaldıran ve güvenli bir şekilde yedekleyen e-posta için yöntemsel bir dosyalama sistemi anlamına gelir.
E-posta arşivleme konusunda ilk yapılacak en iyi şey seçeneklerinizi dikkate almaktır. E-postalarınızın bulutta arşivlenmesinin yeterli olup olmadığına veya makinenizde mi yoksa basılı kopyada mı arşivlenmeniz gerektiğine karar verin. Belki bazı materyallerin basılması gerekirken, diğer materyaller elektronik formda kalabilir. E-postalar makinenizde arşivlenecekse, harici bir sabit diskte yedekleme yapıp yapmayacağınıza ve ayrıca posta istemcinizin dosya biçiminden başka bir biçimde kaydedilmesi gerekip gerekmediğine, örneğin PDF biçiminde kaydedilmesi gerektiğine karar verin. dosya formatı.
Genellikle bir e-posta arşivleme sistemi oluşturmanın ikinci adımı, e-posta istemcinizde bir depolama klasörleri hiyerarşisi oluşturmaktır. Bunu yaparken, kişisel e-postayı işletme e-postasından ayırabilir ve daha sık erişmeniz gereken klasörlerin kolayca erişilebildiğinden emin olabilirsiniz. Klasörlerin yeniden düzenlenebileceğini ve yeniden adlandırılabileceğini aklınızda bulundurun; bu nedenle, öncelikli bir proje tamamlandığında, onu “Tamamlanan Projeler” adlı bir klasöre koymak gibi klasör sistemi içinde arşivlemek için bir yol isteyebilirsiniz. yıl. Gelen postaları doğrudan klasörler halinde sıralamak için filtreler oluşturmanın size iyi hizmet edip etmeyeceğini göz önünde bulundurun: bazı insanlar bu özellikten yemin eder; diğerleri asla kullanmaz.
E-posta arşivleme için en iyi ipuçlarından biri, istenmeyen e-postayı alındıktan hemen sonra veya gelen kutunuzda gördükten sonra silmek. Bu size zaman kazandırabilir çünkü bir daha gözden geçirmenize gerek kalmayacak ve gereksiz malzemenin arşive ulaşmasını önlemeye yardımcı olacaksınız; Alternatif olarak, size daha uygunsa, arşivlemeden önce toplu silme işlemini yapabilirsiniz. Posta istemcinizi postanın sunucudan ne zaman silinmesi gerektiğine göre ayarlayabilirsiniz, ancak düzenli aralıklarla, ISS web sitenizi ziyaret etmek, sunucuda gerçekte ne olduğunu görmek ve gerektiğinde temizlemek iyi bir fikirdir. Yeterli boş sunucu alanınız varsa, önemli e-postalarınızı orada ek bir arşiv olarak bırakmayı seçebilirsiniz.
İş durumlarında, düzenlemelere uymak, güvenlik ve verimlilik, e-posta arşivleme kararını vermenin kilit unsurlarıdır. Kurumsal e-posta arşivleme, bu amaç için yapılan yazılım uygulamaları ve işletmeye özgü sorunları gidermek için yapılan özelliklerle yönetilebilir. Bunlara, sanal kağıt izini yönetme ve artık gerekmeyen mesajları silme yeteneği de dahildir.
