Ortak işbirliği araçları arasında, proje katılımcılarının proje ile ilgili bilgileri daha kolay oluşturup paylaşmalarına yardımcı olacak elektronik konferans araçları ve araçları bulunur. Elektronik konferans araçları video konferans araçları, sesli konferans araçları ve metin konferansı araçlarını içerebilir. Bu araçlar İnternet üzerinden çevrimiçi konferanslar için kullanılabilir veya bir telefon hattı veya yerel ağ üzerinden kullanılabilir. Diğer işbirliği araçları türleri, ortalama bir kullanıcının her gün karşılaştığı basit araçlar olabilir.
İşbirliği araçları, kullanıcıların ortak bir amaca ulaşmak için iletişim kurmasına yardımcı olan donanım aygıtları veya yazılım programları olabilir. Bu tür araçlar, farklı fiziksel konumlarda bulunan katılımcılarla bir projedeki işlemleri kolaylaştırmaya yardımcı olabilir. İşbirliği araçları bilgi oluşturmak ve paylaşmak ve bir proje içindeki ilerlemeyi organize etmek için kullanılır. Bu tür araçlar, iş ya da eğlence amaçlı projeler de dahil olmak üzere çeşitli farklı konularda işbirliği yapmak için kullanılabilir.
Yaygın olarak kullanılan bir işbirliği aracı e-postadır. E-posta güçlü bir işbirliği aracı olabilir, çünkü insanların Internet üzerinden metin ve medya dosyaları göndermesine olanak tanır. Bir işbirliği aracı olarak e-posta göndermenin dezavantajları, dosya boyutu sınırlarını ve kullanıcılar için sınırlı erişimi içerir.
Birçok e-posta sağlayıcı, dosya boyutlarına ve bir kullanıcının saklamasına izin verilen veri miktarına sınırlar koyar. Ayrıca, bir e-posta gönderildiğinde, erişim, başlangıçta e-posta alıcı listesine dahil olan kişilerle sınırlıdır. Daha fazla kullanıcının orijinal e-postalara erişmesi gerekiyorsa, e-postaların genellikle yeni proje katılımcılarına manuel olarak gönderilmesi gerekir.
Müzisyenler gibi medya sanatçıları, müzik tasarlamak ve müziğe girdiler verebilecek veya müziğe kendi kısımlarını ekleyebilecek diğer müzisyenlerle iletişim kurmak için sıklıkla ortak yazılımlar veya web siteleri kullanır. Başka bir müzisyenle işbirliği yapan bir müzisyen, kendisine e-posta yoluyla dosya gönderebilir ve dosyaların alıcısı, dosyada değişiklik yapmak ve geri göndermek için ses düzenleme yazılımını kullanabilir. Alıcı, gönderen kişiye, ortak bir çabanın bir parçası olarak dosyadaki medya tavsiyeleri veya değerlendirmelerini verebilir. Bir ortak çalışma aracı olarak e-posta yoluyla dosya alışverişinde bulunurken, medyayı oluşturan katılımcıların dosyaları görüntülemelerine ve üzerinde çalışmalarına olanak sağlayan uyumlu bir yazılıma sahip olmaları gerekir.
Bir kuruluş, üyelerinin sık sık işbirliği yapması gerektiğinde, özel bir işbirliği araçları seti gerektirebilir. Bir müşteri hizmetleri departmanı, müşteri hizmetleri yanıt e-postalarını barındırmak için oluşturulmuş özel bir işbirliği sistemi kullanarak ortak müşteri hizmetleri sorunları için oluşturulan form e-postalarını derlemek için ortak çalışma araçlarını kullanabilir. Aynı bölümde, benzer görevlerde çalışanların diğer çalışanlar tarafından sunulan bilgilerden yararlanmalarına yardımcı olmak için bir senaryo listesi veya sık kullanılan bilgiler de bulunabilir.
