Kullanıcıların seçebilecekleri özel araçlar ve özellikler ile birlikte gelen çok çeşitli faks bilgisayar yazılımı vardır. Belirli bir faks bilgisayarı yazılımı seçerken, gereksinim duyduğu özellikleri okumak ve üzerine yükleneceği bilgisayarın bu özellikleri karşıladığından emin olmak önemlidir. Olası gereksinim örnekleri, işlemci tipi, hız ve kullanılabilir belleği içerebilir. Yazılım bir mağazadan satın alınabilir ve CD-ROM üzerinden yüklenebilir veya İnternet'ten indirilebilir ve bilgisayar üzerinden yüklenebilir. Faks göndermek ve almak için faks makineleri telefon hatlarına veya Internet'e bağlanabilir.
Faks gönderme yazılımı çok daha yaygındır ve standart faks makinesinin yerini almaktadır. Eski faks formları, bilgisayarlardaki faks bilgisayar yazılımının önceki sürümlerinde olduğu gibi çok daha fazla ekipman kullandı. Bunun gibi eski bir sistem, bir bilgisayar, modem ve bir işletme veya ofis içindeki küçük bir bilgisayar ağından oluşacaktır. Bilgisayar bir faks alır ve faks bilgisayar yazılımı tarafından daha sonra metin biçimine dönüştürüleceği, metin olmayan biçimde saklanır. Faks belgesinin büyük olasılıkla bir yazıcı veya başka bir bilgisayar olan hedefini belirledikten sonra, yazılım belgeyi ilgili aygıt konumuna göre yazdırılacak veya alınacak şekilde gönderir.
Faks bilgisayar yazılımının sürümleri çevrimiçi olarak bulunabilir ve Internet üzerinden indirilebilir. Bazı faks bilgisayar yazılımı uygulamaları, belgelerin bir yazıcı tarafından taranmasını ve Internet üzerinden gönderilmesini sağlayan bir arabirime sahiptir. Ayrıca, her zaman indirme veya kurulum gerektirmezler ve bunun yerine bir web sitesine üye olmak isteyebilirler. Bununla birlikte, bu tür yazılımlar, bir belgenin gönderilme ve alınma biçiminde farklı olabilir. Bazı faks bilgisayar yazılımları, faksları .doc biçiminde gönderir veya alırken, diğerleri dosyaları PDF veya TIFF olarak gönderir veya alır.
İndirilen faks bilgisayar yazılımı türü, Internet üzerinden faks gönderme biçiminde de farklı olabilir. Bazı yazılım uygulamaları faksı e-posta hesabı aracılığıyla gönderirken, diğerleri faksı web sitesinden gönderir. Ek olarak, yazılım kullanıcının faksları görüntülemek, almak ve göndermek ve doğrudan kullanıcının bilgisayarından bir yazıcıya yazdırmak için bir uygulamayı indirmesini sağlayabilir. Bazı yazılımlar, özellikle ücretli bir hizmet ise, herhangi bir kişiye faks göndermesi için kullanıcıya bir faks numarası atar ve ücretsiz hizmetler yalnızca kullanıcılar arasında faks göndermeye izin verir.
