Genel olarak, baskı yönetimi, yazıcı donanımı, yazıcı yazılımı ve belge hizmetlerinin yönetimi, izlenmesi ve bakımı anlamına gelir. İşletmelere sunulan baskı yönetimi hizmetleri donanım, yazılım ve doküman kontrolü veya bunların bir kombinasyonunu içerebilir. Bu hizmetleri sunan şirketler, müşterileri için genellikle yerinde, çevrimiçi, uzak ve talep üzerine seçenekler sunar. Bir yazıcı yönetimi hizmeti, yazıcıyla ilgili maliyetleri düşürerek, verimliliği artırarak, hataları en aza indirerek ve projeleri geliştirerek bir şirket için faydalı olabilir.
Yazıcı yönetimi şirketlerinin sunduğu yerinde seçenekler, bir bölgedeki bir grup müşteriye özel destek sağlayabilecek eğitimli teknisyenleri içerir. İstemciler genellikle donanım veya yazılım sorunları hakkında destek istemek için bir servis merkezine çağrı yaparlar. Teknisyen genellikle istemciyle ilgili sorunu telefonla gidermeye çalışır. Sorun kolayca çözülmezse, teknisyen normal olarak siteyi ziyaret eder. Yerinde servis genellikle donanım ve yazılım sorunları için kullanılabilir, ancak belge yönetimi için kullanılamaz. Yerinde hizmetin bazı avantajları, müşteriye özel detaylara ve müşteri desteğine dikkat etse de, dezavantajlar genellikle hizmet için daha yüksek maliyetlerdir ve bir sorunun çözülmesi için daha uzun bekleme süreleridir.
Birçok şirket, müşterilerine çevrimiçi baskı yönetimi hizmetleri de sunar. Yazıcı yazılımı ve belge yönetimi için çevrimiçi hizmetler, tipik olarak donanım sorunları için yerinde teknik destekle birleştirilir. Yazılım sorunları durumunda, çevrimiçi desteği olan bir müşteri genellikle önceden varolan bir hesaba giriş yapar ve daha sonra canlı sohbet veya e-posta yoluyla yanıtlanan bir istek başlatır.
Belge yönetimi için, müşteriler normal olarak hesaplarına giriş yapabilir, yazdırılmasını istedikleri belgeleri sipariş edebilir, belgeyi oluşturmak için gerekli malzemeleri yükleyebilir ve ardından ürün için ödeme yapabilir. Ürün genellikle birkaç iş günü içinde şirkete teslim edilir. Çevrimiçi baskı yönetimi hizmetleri genellikle yoğun iş akışı sürelerine sahip olabilecek büyük şirketler için cazip bir seçenektir ve çok önemli projeleri tamamlamak için ek yardımı kullanabilir. Çoğu zaman, işi yerinde tamamlamak için ek kaynaklar ve personel için ödeme yapmak yerine, basım işini dış kaynak olarak kullanmak daha ucuz olabilir.
Baskı yönetimi için uzaktan servisler genellikle büyük firmalarda ağ bağlantılı yazıcılar için yazıcı donanımı ve yazılım desteğini içerir. Servis şirketi normalde şirketin bilgisayar ağına izleme yazılımı kurar. Yazılım, yazıcı toner seviyelerini ve müşteri kullanımını izlerken, genellikle herhangi bir donanım hatası veya arızasını kontrol eder. Uzaktan baskı yönetimi hizmetleri, kullanılan yazılıma ve servis şirketi tarafından alınan kontrol seviyesine bağlı olarak değişir. Bir şirketin yazıcı kaynakları üzerindeki kontrol seviyesi çok yüksekse, müşteriler sinirlenebilir ve hizmetten memnun kalmayabilir.
İsteğe bağlı baskı yönetimi hizmetleri olan şirketler, genellikle ağ yazıcılarında yüklü özel yazılımlara sahiptir. Yazılımı kullanarak, yazıcı yazılımı desteği ve belge yönetimi hizmetleri talep edebilirler. İsteğe bağlı destek genellikle daha pahalıdır, çünkü temel olarak özel bir uzaktan hizmettir. Genellikle daha fazla baskıya ihtiyaç duyan büyük şirketler isteğe bağlı hizmetleri kullanır. Kısa teslim tarihlerinde tamamlanması gereken birçok önemli projeye sahip şirketler, özellikle isteğe bağlı bir çözümden yararlanabilir.
