Düzinelerce web toplantısı yazılım programı var, ancak her birinin kendine göre avantaj ve dezavantajları var. Örneğin, bazı programlar birlikte tarama, gelişmiş ses desteği ve bir bilgisayardan diğerine dosya aktarımı sağlar. Bununla birlikte, işlevsel özelliklerden daha önemli bir şey işletim sistemi uyumluluğudır. Microsoft®, Linux® ve Mac OS® için, bazıları çapraz uyumlu olmayan web toplantısı yazılım programları vardır. Son olarak, bu programlar tek seferlik veya aylık ücret karşılığında ya ücretsiz ya da ödenebilir ve programı bir kerede kullanan kişilerin miktarı sınırlıdır.
Bazı web toplantı yazılımı türleri diğerlerinden daha fazla özellik taşır. Örneğin birlikte tarama, ana bilgisayar kullanıcısının bir web sitesi bağlantısını tıklatmasına izin veren popüler bir özelliktir ve konferanstaki tüm katılımcılara sonuçlar gösterilir. Bazı programlar, web dosyalarından sekme yapmak zorunda kalmadan dosya aktarımlarına da izin verir, çünkü arayüz hızlı bir şekilde gönderilecek şekilde tasarlanmıştır. Talepte büyüyen bir özellik, bir kişinin cep telefonuyla video web toplantısına katılmasını sağlayan akıllı telefon uyumluluğudır.
Tüm web toplantı yazılımı her bilgisayar işletim sistemiyle uyumlu değildir. Toplantı düzenleyicisi yalnızca Microsoft® programını seçerse, Mac OS® ve Linux® kullanan tüm kişiler sistem uyumsuzluğu nedeniyle toplantıdan dışlanır. Ancak çevrimiçi toplantı yazılımı programlarının çoğu, Adobe Acrobat Connect®, Microsoft Live Meeting® ve IBM Lotus Sametime Unyte® gibi en popüler bilgisayar işletim sistemleriyle uyumludur.
Bazı web toplantısı yazılım programları ücretsiz olarak sunulsa da, çoğu şirket hizmet için ücret almayı seçer. Bazen ücretler, az çalışanı olan küçük şirketlerin yüzlerce kişiyle konferans yapmak isteyen şirketlerden daha az ödeme yapması için yapılandırılmıştır. Örneğin, 15 kişiyle sınırsız konferans, 100 kişiyle konferansın maliyetinin üçte biri olabilir. Bu ücretler her zaman hemen kullanılamaz ve şirketi arayarak veya e-postayla göndererek özel bir fiyat teklifi alabilirsiniz.
Tüm işletim sistemlerini yönetebilecek ve istenen tüm özelliklere sahip ucuz bir web toplantısı yazılım programı bulmak göz korkutucu bir görev olabilir. Genel olarak, iyi özelliklere ve yüksek kapasiteye sahip çok parlak yazılımlar küçük bir maliyet getirmez. Bu maliyet azalmış seyahatle dengelenebilir, çünkü şirketin artık çalışanlarını yüzlerce kilometre uzağa göndermesi ve uçak bileti, yemek ve konaklama için onlara geri ödeme yapması gerekmeyecektir.
