Kişi yöneticisi, telefon numaralarını, adresleri, tarihleri, notları, listeleri ve daha fazlasını saklamasına, düzenlemesine ve aramasına izin veren bir yazılımdır. Kişisel bir bilgi yöneticisine benzer şekilde, bir iletişim yöneticisi, satış temsilcileri ve müşteriler ve satış olanakları hakkında bilgi depolaması, toplantı ve telefon görüşmeleri planlaması ve e-posta ve metin belgeleri düzenlemesi gereken diğer kişiler için tasarlanmıştır. Bir kişinin her gün karşılaştığı çok büyük miktardaki verilerle, bu verileri depolamak için tek bir yer caziptir. Bir iletişim yöneticisinin özellikleri arasında ayrıca parola saklama, önemli tarihler ve randevular ve başka bir bilgisayarla veya kişisel dijital asistanla veri paylaşma özelliği de bulunabilir. Bazı kişi yöneticileri, birden fazla kullanıcının paylaşılan bir kişi veritabanına erişmesine izin verebilir.
Bir iletişim yöneticisi ayrıca raporlar oluşturabilir ve satış etkinliklerini düzenleyebilir, tahmin edebilir ve izleyebilir. Bazıları, kişi kayıtlarına isimlerini veya belgeleri her zaman hatırlayamayanlar için mükemmel olan bir fotoğraf ekleme yeteneğine sahiptir. Otomatik yedekleme, bir iletişim yöneticisinde önemli bir güvenlik özelliğidir. Bir başka mevcut özellik, kişileri gruplandırma ve kategorilere ayırma yeteneğidir.
Kağıt artıkları hakkında notlar almak veya not defteri tutmak yerine, birçok kullanıcı "notlar" özelliğine sahip bir iletişim yöneticisini tercih eder. Bu özelliği kullanarak, Web sayfalarının bölümlerini yazabilir, kesebilir veya yapıştırabilir veya irtibat yöneticinize ekleyebilirsiniz. Yazılım, notlarınızı sıralamanıza yardımcı olmak için girişinizi otomatik olarak saat ve tarih olarak damgalar. Bazı cihazlar ayrıca özel kalemle not yazmanıza izin verir.
Kişisel bilgi yöneticileri gibi bir irtibat yöneticisi de bir takvim özelliğine sahip olabilir. Bir takvim yönetimi programını kullanarak toplantıları, tatil günlerini, doğum günlerini vb. İzleyebilirsiniz. Sesli hatırlatıcılar, bir ödevin ödeneceği ya da toplantı saatinin yaklaştığı konusunda sizi uyarabilir.
Bir iletişim yöneticisinin arama özelliği son derece değerlidir. Aradığınız malzemeyi bulmak için tarihe, kategoriye, ifadelere veya diğer yöntemlere göre arama yapabilirsiniz. Bir kişi yöneticisi, telefon mesajları, gider kayıtları veya yapılacaklar listeleri gibi genel görevler için şablonlar da içerebilir.
İletişim yöneticilerinin birçok sürümü var. Bazı sistemler İnternet tabanlıdır, yani yüklenecek bir yazılım yoktur. Diğer iletişim yöneticisi yazılımı, bir şirketin sunucusuna yüklenebilir, böylece müşteri bilgileri veritabanlarının birden fazla çalışan tarafından erişilebilir olmasını sağlar. Diğerleri, bir iş iletişim yöneticisi özelliğine sahip olan Microsoft Outlook gibi başka bir yazılım uygulamasının parçasıdır.
