Diğer tüm emtialardan daha fazla, modern işletme bilgi tarafından beslenir. Elektronik ortamda yaratılan medyanın başlangıcı ekonomimizi bir bilgi ekonomisine dönüştürdü, en büyük işletmeler bazı durumlarda birkaç terabaytlık bilgi içeriyor. Bugünün Fortune 500 şirketi tüm bilgilerini basılı olarak alırsa, hepsini takip etmek için bir dosya katibi ordusunu alacaktı.
Birçok kuruluş, her ikisi de düzenli olarak güncellenen büyük miktarda bilgi içerebilen dahili ve harici web özelliklerine sahiptir. Web içeriği yönetimi, içerik yönetiminin önemli bir alt kümesidir ve bu Web tabanlı içeriği yönetmek için kullanılan programları ve ekipmanları ifade eder.
İçerik yönetim sistemleri, verileri alan ve düzenleyen, sisteme kolayca erişilebilen, aranabilen ve güncellenebilen ve kuruluş genelinde paylaşılabilen elektronik sistemlerdir. Bir CMS bir veritabanından daha fazla olmasına rağmen, temel bileşen veritabanı teknolojisidir; ne kadar sıklıkla erişildiğine bağlı olarak içeriği çeşitli donanım tabanlı depolamaya (CD-ROM, kaset vb.) döndürebilecek gelişmiş arama teknolojisi ve katmanlı depolama mekanizmaları içerir.
Bir CMS, formatı ne olursa olsun her türlü bilgiyi yönetmeyi amaçladığı için, aynı zamanda yüksek düzeyde bir belge ile birlikte çalışabilirlik sunmalıdır. Başka bir deyişle, kelime işlem belgeleri, elektronik tablolar, veritabanları, .PDF dosyaları ve diğer herhangi bir dosya türü de dahil olmak üzere tüm belgeler, bir arama yaparken, tüm ilgili bilgilerin ne olursa olsun mevcut olacağı şekilde kategorize edilmeli ve çapraz referanslandırılmalıdır. Menşei veya biçimi. Ek olarak, içerik yönetim sistemleri arasındaki birlikte çalışabilirlik de önemli hale gelmiştir, böylece birden fazla kurum ve devlet kurumu farklı sistemler kullanıyor olsalar bile gerektiğinde bilgileri paylaşabilirler.
Bilgi paylaşımı, günümüz bilgi ekonomisinde büyük önem kazanırken, içerik yönetim sistemi de yetkilendirmeyi göz önünde bulundurmalı ve bir yöneticinin, hangi alıcıların hangi içeriğe erişebileceğini belirleyebileceği bir tesis sunmalıdır. Belge erişim hakları, bireysel bir kullanıcı seviyesine ayarlanabilmelidir.
Bir içerik yönetim sisteminin diğer önemli unsurları arasında büyük miktarda belgeyi otomatik olarak kolayca yakalama, belgeleri yeniden kullanma ve bunları yeni belgelere yeniden toplama ve bir belgenin diğerine bağımlılıklarını yansıtan bir iş akışı oluşturma yeteneği sayılabilir. Son olarak, birçok içerik yönetim sistemi, ayrı konumlardaki birden fazla işçinin belge oluşturma veya düzenleme konusunda işbirliği yapmalarına ve belgelerdeki değişiklikleri ve revizyonları yönetmelerine izin veren ortak özellikler içerir. CMS'nin işbirlikçi yönü, belirli bir projeyle ilgili her bilginin senkronize edildiğinden ve proje ekibinin her üyesine zamanında dağıtıldığından emin olacaktır.
