Veritabanı kataloğu, bir sunucuda bulunan ve kullanıcıların ve yöneticilerin o sunucuda yüklü olan her veritabanı hakkındaki bilgileri kontrol etmelerini sağlayan bir işlevdir. Yaygın bilgilerin yanı sıra, bir veritabanı kataloğu ayrıca belirli bir veritabanında kaç tane tablo ve satırın kullanıldığı gibi her veritabanında meta veriler tutar. Yöneticilerin veritabanı değişikliklerini kontrol etmelerinin bir yolu katalogdan geçmektir, çünkü bu tüm son değişiklikleri veritabanına kaydeder ve değişiklikleri yapan kişiler hakkında bilgiler içerir. Kullanıcılar genellikle kataloğa erişemez veya sınırlı erişime sahiptir; katalogda otomatik olarak bir e-posta bağlantısı bulunur, böylece kullanıcılar yöneticilere e-posta gönderebilir ve erişim talep edebilir.
Bir işletme veya web sitesi sahibinin bir sunucusu varsa, normalde bu sunucuda bulunan birkaç veritabanı vardır. Bu veritabanları farklı türde bilgiler içerebilir veya her bir veritabanının depolama eşiğini en üst düzeye çıkarmak için kullanılabilir. Yöneticilerin her veritabanını kullanması veya düzenlemesi zor olabilir, ancak veritabanı kataloğu bu görevde onlara yardımcı olabilir. Bunun nedeni, kataloğun tüm veritabanlarının bir dosyasını kaydetmesidir, böylece yöneticiler hiçbirini unutmazlar.
Sunucudaki her bir veritabanının adının yanı sıra, bir veritabanı kataloğu da her bir veritabanının meta verilerine erişebilir. Bu meta veriler, şu anda verilerle dolu tabloların sayısı ve veritabanına erişimi olan kullanıcı sayısı gibi, veritabanı hakkında temel bilgiler içerir. Meta veriler değiştirilemezken, kullanıcıların ve yöneticilerin bir veritabanının ne kadar büyük olduğunu hızlı bir şekilde bilmelerini kolaylaştırır.
Veritabanı kataloğu yalnızca meta verileri depolamaz; Ayrıca son değişiklikler hakkında bilgi depolar. Kataloğun bu bölümü tüm değişiklikleri gösterir ve kullanıcının adını ve İnternet protokolü (IP) adresini görüntüler, böylece yöneticiler değişikliklerden kimin sorumlu olduğunu bilir. Değişiklik veritabanına zarar veriyorsa, yöneticiler kimin hatalı olduğunu bilir.
Yöneticiler genellikle veritabanı kataloguna sınırsız erişime sahip olsalar da, çoğu kullanıcı sınırlı erişime sahiptir veya erişemez. Bunun nedeni, kullanıcıların genellikle meta veri bilgilerine gereksinim duymamaları veya normal olarak sunucudaki veritabanı sayısını bilmeleridir. Kullanıcıların erişime ihtiyacı varsa, katalog otomatik olarak kullanıcıların yöneticilere erişim talep etmelerini sağlayan e-posta bağlantılarına sahiptir. Yöneticiler, kullanıcıların nedenlerine ve geçmişlerine göre bu erişimi verebilir veya veremez.
