Bir posta sunucusu, iki program yükleyerek e-postaları yönetmek için ayarlanmış bir Web sunucusudur: bir sendmail programı ve bir POP programı. POP (Postane Protokolü) size gönderilen postayı toplar. Posta sunucuları ana Web sunucusuna veya ayrı bir sunucuya yüklenebilir.
Sendmail servisi, posta sunucusunun giden e-postayı işlemesini sağlar. Bir e-posta adresi yoksa, sunucu postayı gönderene iade eder. Sunucuyu posta teslim etmeye çalışırken teknik bir sorun varsa ve başarısız olursa, posta da iade edilebilir. Postanın iade edildiği tüm durumlarda, bir açıklama veya hata kodu ile gelir. Hata kodunu okuyarak postanın neden hedefine ulaşmadığını belirleyebilirsiniz.
POP programı gelen e-postayı toplar. Postaları alırken, her e-posta adresi için birikmiş mesajların tek bir metin dosyasını oluşturur. Bu metin dosyası çok büyüyebilir. Son kullanıcı, e-posta istemcisini toplama sırasında sunucudan posta silmek üzere yapılandırdıysa, posta toplayıcısının posta sunucusu metin dosyası silinir. Ancak bazı insanlar e-postaları sunucuda saklar. Bu sadece bir gizlilik meselesi değil, aynı zamanda metin dosyaları çok uzadığında arızalara yol açabilir.
Başka bir toplama programına İnternet İleti Erişim Protokolü (IMAP) adı verilir. IMAP, Yahoo !, Hotmail ve diğerleri gibi Web tabanlı posta servisleri kullanır. Posta toplamak için bir web sitesi kullanıyorsanız, bir IMAP posta sunucusuna erişiyorsunuzdur.
Hemen hemen her web sitesi etki alanı posta sunucusu işleviyle birlikte gelir. İnternet Servis Sağlayıcıları (ISS) ayrıca e-posta servisi ve posta sunucusu işlevleri sunar. Sunucu yerleşik içerik filtreleme sunmuyorsa, kendi spam filtrenizi yükleyebilirsiniz. Ücretsiz spam filtreleri çok popülerdir ve çevrimiçi olarak kullanılabilir.
Bir posta sunucusu programı yerel olarak kendi bilgisayarınıza da yüklenebilir. Bu tür bir sunucu kullanıyorsanız, postanın ISS'nizden seyahat etmesi gerekmez; Kendi sunucunuzu çalıştırmak, ISS'nizin posta sunucusu kapalı olsa bile, her zaman posta gönderip alabilmenizi sağlar.
Ne yazık ki, kişisel posta sunucusu işleten birçok kişi spam göndermek için bunları kullanıyor. Sonuç olarak, ISS'ler genellikle Hizmet Şartları sözleşmesinde yasaktır. Ancak, bazı ISS'ler, kullanıcıların spam için kullanılmayacağına dair bir sözleşme imzalarsa kişisel bir sunucu çalıştırmalarına izin verir.
