Çok işlevli çevre birimleri, ağ ya da tek başına çalışan masaüstü bilgisayarın çalışmasıyla bağlantılı olarak tek işlevli aygıtların yerini almak üzere tasarlanmış aygıtlardır. Tanım olarak, çok işlevli bir çevre birimi, geçmiş zamanlarda en az iki farklı cihaz gerektirecek en az iki farklı görevi gerçekleştirecektir. Günümüzde ofislerin yanı sıra birçok ev, işleri hızlı ve kolay bir şekilde yerine getirmek için çok işlevli bir çevre biriminin kullanımına güvenmektedir.
Çoğu durumda, çok işlevli bir çevre birimi veya MFP, bu bağımsız ekipmanlardan en az ikisinin işlevini sağlar: faks makinesi, tarayıcı, yazıcı veya fotokopi makinesi. Çok işlevli çevre birimi, ağa aktif bir bağlantı olmadan, bağımsız bir cihaz olarak çalışabilir. Bununla birlikte, birçok model, yazdırma işlerinin elektronik olarak belirli bir belgenin birden fazla kopyasını otomatik olarak yazdıracak ve harmanlayacak bir yazıcı / fotokopi makinesine elektronik olarak gönderilmesine olanak tanıyan ağ bağlantısı için özel olarak yapılandırılmıştır. Bu, basılı bir kopyanın basılması ve fiziksel olarak fotokopi makinesine yerleştirilmesi ihtiyacını ortadan kaldırır.
MFP'ler ikiden fazla basit işlevi kapsayan işlevler içerebilir. Örneğin, bir dijital fotokopi makinesi yalnızca fotokopi makinesi ve yazıcı olarak değil aynı zamanda bir tarayıcı olarak da işlev görür. Yazılım ve ağ bağlantısı kullanarak bir belgeyi taramak, sunucuda saklamak, sonra yukarı çekmek ve birden fazla kopya yazdırmak mümkündür. Bir faks bileşeni varsa, aynı belge tüm işin bir parçası olarak bir faks numaraları listesine fakslamak üzere ayarlanabilir. Genel olarak, bu makineler ayrıca bir harmanlama tepsisi ve bir zımbalayıcı gibi kullanışlı araçlar da içerir.
Çok işlevli bir çevre birimine geçmenin birkaç avantajı vardır. İlk olarak, iki ila dört makinenin çalışmasını gerçekleştirmek için tek bir makinenin satın alınması genellikle çok daha uygun maliyetlidir. Bu, ofis operasyonlarının diğer yönlerine yatırım yapmak için para demektir. İkincisi, çevre birimi birden çok makineden daha az yer gerektirir. Bir ağa bağlıysa, çok işlevli çevre birimi her masaüstü istasyonunda ayrı yazıcılara olan ihtiyacı ortadan kaldırabilir ve iş istasyonundan ayrılmadan faks oluşturmak ve göndermek için hızlı bir yol sunar. Zaman, para ve alandaki tasarruflar arasında çok işlevli çevre birimleri dikkate değer.
