Üstsüz toplantılar toplantı yönetiminde nispeten yeni bir eğilimdir. Departman veya yönetim toplantıları sırasında verimliliği artırmak amacıyla, birçok şirket toplantı süresi boyunca tüm elektronik iletişim cihazlarının kullanımını yasaklamayı seçiyor. Bu, dizüstü bilgisayar, cep telefonu ve Blackberry el tipi cihaz yok anlamına gelir. Bazı şirketler toplantı saatlerinde çağrı cihazlarının kullanımını da yasaklamayı tercih ediyor.
Üstsüz bir toplantı formatının geliştirilmesinin ana nedenlerinden biri, toplantıya katılanlar arasında doğrudan iletişim eksikliği ile ilgili. Toplantı tartışmalarına aktif olarak katılmak yerine, birçok katılımcı, kısa mesaj gönderirken, aynı zamanda e-postaları kontrol etmek, gelen randevuları planlamak ve hatta mektuplar için metni hazırlamak arasında geçen süreyi konuşur. Bu, insanların bir tahta veya konferans salonundaki yüz yüze görüşmelerden ziyade bir tür elektronik cihaz aracılığıyla daha fazla etkileşime girdiği bir durum yarattı.
Ne yazık ki, bu kişisel cihazlarla gerçekleştirilen görevlerden bazıları işle ilgili bile değil. Katılımcılar manifatura ailesi veya arkadaşları olabilir, hatta aygıta yüklenen oyunları bile oynayabilir. Teknoloji, dünyanın herhangi bir yerindeki hemen hemen herkesle iletişim kurmayı kolaylaştırdığından, insanlar, çalışma saatleri içinde yapılan bir toplantı da dahil olmak üzere, herhangi bir ortamda bu bağlantıları kurmakta özgürseler.
Üstsüz buluşma fikri bu eğilimi tersine çevirmektir. Tüm kişisel iletişim cihazlarının toplantı alanından kullanılmasını yasaklayarak, katılımcıların dikkatini toplantı konusu ile ilgili olmayan eylem öğelerine veya eğlencelere odaklama konusunda daha az fırsat vardır. Dikkat çekecek hiçbir dikkat dağıtma olmadığından, toplantı sırasında bir şeyi gerçekleştirme olasılığı daha yüksektir.
Üstsüz bir toplantı fikri, kurumsal dünyada kullanımla sınırlı değildir. Büro ortamının yanı sıra, bazı üniversiteler de aynı cihazların sınıfta kullanılmasını yasaklıyor. Öğrencilerin sürekli metin mesajları almalarına, Internet'te gezinmelerine ve dersler sırasında oyun oynamalarına izin vermemekle, dersi bozma şansı daha azdır ve öğrencinin ders notlarını alıp not alma ve bir şeyler öğrenmesi için bir fırsat daha fazladır.
Bazı ibadethaneler bile, planlama oturumlarını ve komite toplantılarını hızlandırmak için üstsüz bir toplantı formatına sahiptir. Çalan bir cep telefonunun veya bip sesi anında mesajlaşma yazılım programının sesinin ibadet döneminde yaygınlaştığı bazı inançlarda, liderler tüm katılımcıları cep telefonlarını kapatıp diğer cihazları evde bırakmaya çağırıyor. Ofis ortamında olduğu gibi, odağı canlı toplantıda olanlara geri döndürmek ve insanları işlemlere aktif olarak katılmaya teşvik etmek.
Herkesin herhangi bir ortamda elektronik iletişimin kullanımını doğal bir hak olarak gördüğü bir dünyada, üstsüz toplantı aşırı bir önlem gibi görünebilir. Ancak, üstsüz toplantının kısıtlayıcı bir durum olmadığı, gerçekte özgür olduğu anlaşılmalıdır. Tüm elektronik cihazları kısa bir süre için bir kenara bırakarak, çok fazla insanın yapmayı unuttuğu bir şeyi yapmak mümkün olur: birbirleriyle yüz yüze konuşmak.
