Bir otomatik bilgi sistemi, bir dizi otomatik süreç aracılığıyla toplama ve dağıtım için bilgilerin işlendiği bir sistemdir. Sistem genellikle kurulum ve bakım dışında çok az insan etkileşimi gerektirir. Otomatik bilgi sistemi genellikle bilgiye erişmek ve bunları kişilere göndermek için kullanılır. Otomatik bilgi sistemlerini kullananlar hükümetleri, kütüphaneleri ve özel işletmeleri içerir.
Otomatik bilgi yönetim sistemi olarak da bilinen otomatik bilgi sisteminin kullanılması, hem devlet kurumlarına hem de özel şirketlere büyük yarar sağlayabilir. Bilgilerin otomatik bir sistem üzerinden hızlı bir şekilde dağıtılması süreci, saatlerce süren sıkıcı işçilikten tasarruf sağlar, böylece bu bilginin dağıtılması için ihtiyaç duyan işletmenin maliyet tasarrufu sağlar. Bu tür bir sistem, bir tasarının potansiyel olarak ciddi bir durum hakkında uyarılmasından kaynaklandığı zaman insanlara hatırlatmaktan her şeyi yapabilir.
Amerika Birleşik Devletleri'ndeki pek çok kişinin bilgi sahibi olduğu otomatik bilgi sistemine bir örnek Amber Alert sistemidir. Bu sistem, kaçırılmış bir çocuğun bireylerini uyaracak şekilde otomatikleştirilmiş ülke çapında bir ağdır. Sistem hassas bir şekilde ayarlanabilir, böylece bilgiler çocuğun bulunabileceği sınırlı bir coğrafi bölgeye gönderilir. Birkaç dakika içinde trafik işaretleri, televizyon ve radyo, e-postalar, telefon görüşmeleri ve hatta cep telefonlarına gönderilen mesajlarda görüntülenebilir veya yayınlanabilir. Bireyleri bu bilgiyi dağıtmak için kullanmak çok masraflı olmakla kalmayacak, aynı zamanda olası bir failin çocukla kaçmasına izin vermek için değerli zaman harcayacaktır.
Otomatik bir kütüphane bilgi sistemi, belirli kütüphane materyalleri arayanlar için özellikle yararlı olan bir sistemdir. Genellikle, bir kütüphanenin tüm kart kataloğu hem kütüphanede hem de kütüphanenin ağını kullanarak ve çevrimiçi olarak bulunur. Kitaplar taranır taramaz, kütüphaneci tarafından başka bir çalışmaya gerek kalmadan derhal erişilebilir olarak gösterilecektir. Bu tür otomatik bilgi sisteminin çevrimiçi yetenekleri kütüphane kullanıcıları için özellikle uygundur. Doğrudan evden kontrol edilebildiği için kütüphaneye gitmeye gerek yoktur, sadece istenen materyaller mevcut değilse hayal kırıklığına uğramak gerekmez.
Özel sektörde, özellikle satış ve müşteri memnuniyeti söz konusu olduğunda, otomatik bir bilgi sistemi de çok önemli olabilir. Örneğin, telefonla toplu pazarlama kampanyaları yapanlar müşterileri takip etmek için bu sistemleri kullanabilirler. Bazı otomatik bilgi sistemleri sadece numarayı çevirmekle kalmayacak, aynı zamanda tüm satış adımını da sağlayabilecek. Diğer durumlarda, çalan telefon doğrudan canlı bir pazara yönlendirilecektir. Otomatik bir bilgi sistemi, çalışan saatlerini ve bordrosunu da takip edebilir.
