Bir otomatik cevaplayıcı, bilgi aldığında otomatik olarak bir cevap üreten bir programdır. Otomatik cevaplayıcıların klasik kullanımı e-posta yönetimindedir, ancak bu programlar web sitelerinde de bulunabilir. Bu tür bir program, İnternet pazarlamasından kabulleri yönetmeye ve bir üniversiteye kadar her şey için çok kullanışlı ve güçlü bir araç olabilir. Birçok kişi, otomatik cevaplayıcının bazı sürümleriyle yaşamlarının bir noktasında karşılaştı.
Bu programların en eski sürümleri, bir e-posta gönderilemediğinde hataları gönderecek ve göndereni bir sorunla ilgili uyaracak şekilde tasarlanmıştır. Posta dağıtım sistemi birkaç girişimde bulunduktan sonra, otomatik cevaplayıcıya gönderenle iletişim kurması ve kendisine e-postanın teslim edilmediğini bildirmesi gerekir. Hatanın nedeni de ayrıntılı olabilir; böylece gönderen, hatanın neden olduğunu ve gelecekte nasıl önlenebileceğini bilecektir.
Bu kavram ayrıca, göndericilere e-postanın alındığını bildirmek için e-posta aldıklarında anında yanıt göndermek isteyen kişiler tarafından da kabul edilmeye başlandı ve bir yanıt beklenebilir. Bu otomatik cevaplayıcılar, müşterilere isteklerinin alındığını ve belirli bir süre içinde işleneceğini bildirmek için yaygın olarak müşteri hizmetleri sitelerinde kullanılır. Bu teknik pazarlamada da kullanılır, böylece birileri birileriyle iletişim kurma girişiminde bulunduğunda, bu kişi derhal iade edilir ve güçlendirilir.
İnsanlar, ofis dışından çıktıklarında veya kullanılamadıklarında e-postalarını yönetmek için otomatik yanıtlayıcıları kullanabilir. Tatildeyken, birçok kişi otomatik cevaplayıcılar kurar; Özellikle e-postalara ve isteklere cevap verme konusunda endişe duyan kişiler, bir toplantıda veya öğle yemeğinde kısa bir süre olsa bile, kullanılamadıklarında otomatik yanıtlayıcıyı açabilir.
İçerik tabanlı programlar da mevcuttur. Örneğin, bir kişi bir posta listesinden çıkmak istiyorsa, sunucu, kişinin adının ve e-postasının kaldırıldığını doğrulamak için bir otomatik yanıtlayıcı oluşturur. Bu içeriğe dayalı otomatik cevaplayıcılar, insanların ofis içinde zaman kazanmaları için kişisel olarak katılması gereken e-postalara ve konulara odaklanmalarını sağlar. Web sitelerinde programlar genellikle aynı işlevi görür ve kullanıcılara, otomatik yanıtlayıcının gerçek bir kişinin katılması gerekmeden önce yardımcı olup olmadığına bakmak için basit sorularla yol gösterir.
