Elektronik bir referans kütüphanesi, bir bilgisayardan veya başka bir elektronik cihazdan kaynaklara ve bilgilere erişime izin veren, dijital biçimde toplanan ve depolanan çeşitli kaynaklardan gelen bir bilgi topluluğudur. Fiziksel kitap ve belgeleri saklamak yerine elektronik bir referans kütüphanesinin kullanılmasının birkaç nedeni olabilir. Bunlar arasında fiziksel kitaplar için sınırlı alan, kaynaklara uzak veya büyük ölçekli erişim için gereksinimler ve basılı materyallerle verimsiz veya pratik olmayan bilgilere yönelik sık yapılan güncellemeler bulunmaktadır. Elektronik referans kütüphanesi, bir bilgisayar sunucusunda barındırılabilir, ağa veya İnternet erişimine izin verebilir veya bir kişisel bilgisayarda kullanılmak üzere bir dizi kompakt diskte (CD) sıkıştırılabilir.
Elektronik bir referans kütüphanesinin bir kullanımı, kitapları fiziksel bir kütüphanede arşivlemektir. Kitaplar, dijital olarak taranabilir ve ışıklandırılmış elyazmalarında istendiği gibi sayfaların gerçek görüntüleri olarak saklanabilir veya optik karakter tanıma yazılımıyla normal metne taranabilir ve dönüştürülebilir. Kitaplar, kütüphanenin içinden veya Internet'in dışından erişilebilen bir sunucuda saklanabilir. Dijital dosyalar bozulmayacak ve kaybedilmeyecek veya çalınamayacak olması nedeniyle, kitapların kaybolma riski olmadan kalıcı olarak saklanması avantajı vardır. Aynı zamanda bir kütüphanede yer tasarrufu sağlayabilir ve potansiyel olarak daha büyük bir ağ aracılığıyla diğer kütüphanelere bilgi sağlayabilir.
Elektronik bir referans kütüphanesinin bir başka kullanımı, birçok kişi tarafından düzenli olarak güncellenen ve birkaç farklı yerden erişilen belgelere veya belgelere erişim sağlamaktır. Belgeler için merkezi bir dijital konuma sahip olmak, sunucuyu uzaktan kullanan herkesin aynı bilgiye bakacağı anlamına gelir. Bu, her değişiklik yapıldığında bağlayıcıların veya diğer basılı malzemelerin fiziksel olarak veya başka şekilde güncellenmesi gibi sorunları ortadan kaldırarak önemli güncellemelerin fark edilmeden veya ertelenmesini önler.
"Elektronik referans kütüphanesi" terimi ayrıca ticari olarak, kitapların bir veya daha fazla dijital versiyonunu içeren bir CD'ye atıfta bulunmak için kullanılır. Bu CD'ler genellikle bireysel kitapları basılı biçimde satın almaktan daha ucuzdur. Referans CD'sini üreten tüketici ve firma için birçok avantaj vardır. Öncelikle, yerden tasarruf sağlayabilir ve bir kişinin çok küçük, hafif bir formda büyük miktarda bilgi taşımasına izin verir.
Bazı kolejler ve üniversiteler, akademik makaleler ve öğrenci yayınları gibi belgeleri öğrenci ve öğretim üyelerine açık tutmak için elektronik bir referans kütüphanesi kullanır. Bilgi dijitaldir, bu nedenle eski yayınları saklamak için karmaşık bir fiziksel arşiv sistemine veya alana ihtiyaç duyulmaz. Elektronik bir referans kütüphanesi ayrıca sadece birkaç saniye içerisinde binlerce dokümanın detaylı aranmasına izin verebilir.
