Bir bilgi yönetimi sistemi, bir kuruluşta büyük miktarda bilgi içeren geniş bir sistemdir. Veri unsurları bir organizasyon boyunca çeşitli sistemlere girilir. Bilgi yönetimi, tüm bu veri elemanlarını birleşik bir sistemde bir araya getirmekle sorumludur. Kuruluşun büyüklüğüne bağlı olarak, bu sistem birçok platformdan ve yazılım uygulamasından geçebilir veya tümü aynı bilgisayar içinde barındırılabilir.
Kuruluşlar günlük olarak büyük miktarda veri toplar. Tüm bu bilgilere erişmek ve bunları kullanmak için kuruluşun iyi planlanmış ve yönetilen bir bilgi sistemine ihtiyacı vardır. Verilerin kaynağı veya formatı önemsizdir. Tüm veri parçaları sisteme girmeli, böylece kurum bunları kullanabilir.
Veriler yaşam döngüsü boyunca yönetilmelidir. Kağıt belgeler, elektronik belge dosyaları, ses, video ve uygulamaya özel verilerin tümü uygun şekilde yakalanmalı ve saklanmalıdır. Yasalar ve yönetmelikler, verilerin bir kuruluş tarafından nasıl depolanacağı, kullanılacağı ve arşivleneceği ile ilgili şartlar getirmektedir. Bu yasalar ve düzenlemeler toplanan bilgilerin türüne göre değişir.
Çeşitli disiplinlerde deneyime sahip bireyler, bir bilgi yönetim sistemi geliştirmek için birlikte çalışırlar. İş analistleri ve avukatlar, belirli bir iş ihtiyacının iş ve yasal gereksinimlerini tanımlamak için çalışır. Bu bilgiler daha sonra verilerin bir sistemde nasıl saklanacağını belirlemek için veri tabanı uzmanlarına ve bilgi uzmanlarına verilir. Sonuçta, programcılar ve diğer teknik uzmanlar bu bilgiyi depolamak için kullanılan yazılımı geliştirmek için çalışırlar.
Bir kuruluşun her iş ve veri ihtiyacı, bir tür bilgi yönetim sistemi şeklinde ele alınmalıdır. Bu sistemlerin birçoğu, böyle bir organizasyonun benzersiz ihtiyaçları nedeniyle bir organizasyon içinde geliştirilmektedir. Ticari yazılım uygulamaları, bir çok veri yönetimi ihtiyacını karşılamak üzere bir kuruluş tarafından lisanslanabilir; Bununla birlikte, birbirleriyle iletişim kurmak için bu ayrı sistemlerin entegre edilmesi gerekir. Bu entegrasyon süreci kurum içinde veya dış danışmanlar tarafından tamamlanabilir.
Bir bilgi yönetim sistemi, içindeki farklı verileri barındırır. Bu veriler klavye verisi girişi, Web portalı koleksiyonu veya hatta cep telefonları tarafından toplanabilir. Genel olarak, bu veri öğeleri üzerinde, kuruluşun belirli bir sorgulamada sisteme bilgi çekmesini sağlayan belirli etiketler vardır. Bu yetenek, sistemin başarısı için doğal olarak önemlidir. Sistem böyle bir soruşturmaya izin vermiyorsa, bir bilgi yönetim sistemi değil, bir yazılım uygulamaları topluluğudur.
