Veri sınıflandırma, uygun erişim, depolama ve alıkoyma belirlemek amacıyla bir kuruluşun veri varlıklarının analiz edilmesi ve sınıflandırılmasından ibarettir. Daha geniş veri yönetimi alanında bir disiplindir. Ayrıca, bilgi yaşam döngüsü yönetiminin (ILM) bir parçasıdır.
ILM'nin bir parçası olarak, veri sınıflandırması bir kuruluşun güvenlik, yasal ve uyumluluk gereklilikleri, işin önemi, kullanılabilirlik ihtiyaçları ve mevcut yerini içeren verilerinin çeşitli yönlerini anlamalarına yardımcı olur. Verilerin çeşitli yönleri anlaşıldıktan sonra, güvenliği ve saklanması için uygun bir politika uygulanabilir. Sınıflandırma projesi, iş süreci sahipleri ve bilgi teknolojisi (BT) departmanı ile ortaklaşa olan yasal ve uygunluk temsilcileri tarafından yapılmalıdır. Her ne kadar toplama ve analiz için yardımcı olacak yazılım araçları mevcut olsa da, veri sınıflandırma süreci temelde el ile yapılır ve zaman alabilir.
Veriler iki türden biri olarak kabul edilir: yapılandırılmış veya yapılandırılmamış. Yapılandırılmış veriler genellikle veritabanlarında bulunur. Çalışan, müşteri ve ürün kayıtları gibi genellikle kuruma özgü bilgilerdir. Genellikle, bilgiye doğrudan erişilemez, ancak bir uygulama programlama arayüzü (API) üzerinden erişilmesi gerekir. Yapılandırılmamış veriler elektronik veya kağıt belgelerde, e-postalarda veya ses ve video dosyalarını içerebilecek diğer serbest biçimli içerik türlerinde bulunur.
Veri sınıflandırması bir kuruluşa çeşitli şekillerde fayda sağlayabilir. Bir politikanın varlığının ve politikaya bağlılığın kanıtı, finansal veya hassas verilerin kullanımıyla ilgili hükümet düzenlemelerini karşılamak için gerekli olabilir. Vergi kanunu gereklilikleri bu düzenlemelerin bir örneğidir. Veri sınıflandırması yasal bir dava durumunda bir kuruluşa fayda sağlayabilir, çünkü uygulanan bir ILM politikası ile birlikte uygun veri sınıflandırması, dava için gereken verilerin erişilebilir olmasını ve yabancı verilerin bulunmamasını sağlar. Örgüt, mülk sahibi, çok gizli ve çok gizli verilere erişimi uygun şekilde sınıflandırıp sınırlandırarak, memnuniyetsiz çalışanların veya çalışanların davranışlarından korunabilir.
Veri sınıflandırmasının diğer bazı yararları, yedekleme ve depolama maliyetlerindeki potansiyel azalmayı içerir çünkü veriler olması gerekenden daha uzun sürmez. Veri depolama ortamı da kullanılabilirliği gereklilikleriyle eşleştirilmelidir. Başka bir deyişle, derhal ihtiyaç duyulan verilere, bir ağ sunucusu gibi derhal erişilmesine izin veren bir depolama cihazında bulunmalıdır. Hemen gerekmeyen veriler, dijital bant gibi anında erişim sağlamayan bir cihaza kaydedilebilir.
Yasal ve uyumluluk şartlarını yerine getirmenin yanı sıra, verilerin anlaşılması diğer önemli yararlar sağlayabilir. Verilerini analiz eden ve sınıflandıran kuruluş, karar alma veya pazarlama amacıyla bu bilgiyi daha etkin bir şekilde mayınlandırabilir. Bu daha verimli veri kullanımı, karlılığın artmasına neden olabilir.
