Doküman görüntüleme yazılımı, dokümanları dijital formata dönüştürmek için doküman yönetiminde kullanılan bir uygulamadır. Tarayıcılar, belge bilgilerini girmek için kullanılır ve ardından belge görüntüleme yazılımı genellikle belgeleri adlandırır ve kaydeder, aranabilir ve düzenlenebilir hale getirmek için optik karakter tanıma (OCR) kullanır ve bunları dosyalar. Belge görüntüleme yazılımı çok işlevli çevre birimlerine (MFP) entegre edilebilir, böylece yazılım taranırken belgeleri kullanabilir.
Genellikle, belge görüntüleme yazılımı, depolanan belgelerin düzenlenmesini kolaylaştırmak ve kontrol etmek için yerleşik özellikler içerir. Bazı uygulamalar, bir kerede yalnızca bir kullanıcının bir belgeyi düzenleyebilmesini sağlamak için bir belgeyi kontrol etme özelliğini içerir. Yazılım onay süreçlerini de kolaylaştırabilir, böylece belirtilen yöneticiler onaylamadıkça değişikliklerin belgelere uygulanmaması.
Yazılım genellikle dosyaları depolamak ve bulmak için kendi grafiksel kullanıcı arayüzü ile birlikte gelir. Arabirimler, sürükle ve bırak yeteneklerini içerebilir ve bazen, kullanıcıların dosyaları hızlı ve kolay bir şekilde bulabilmeleri için Internet'te arama yapmak için kullanılanlara benzer arama motorları içerebilir. Yazılımda saklanan dokümanlar yazdırılabilir, e-posta ile gönderilebilir ve dijital olarak fakslanabilir. Bazı yazılımlar, kullanıcıların dahili yorumlama özelliklerini kullanarak belgeleri açıklamalarını sağlar.
Belge görüntüleme yazılımı genellikle belgeleri diğer programlarla entegre etme özelliğini de içerir. Belgeler taşınabilir belge biçiminde (PDF) ve Microsoft® Office uyumlu biçimlerde kaydedilebilir ve görüntüler jpeg ve tiff gibi biçimlerde dışa aktarılabilir. Veriler ayrıca kelime işlem belgelerine ve elektronik tablolara kopyalanabilir ve yapıştırılabilir.
Birçok işletme, güvenlik özellikleri için belge görüntüleme yazılımı kullanır. Kullanıcıların, kullanıcı ayrıcalık seviyesine bağlı olarak belirli dosyalara erişmesine izin verilebilir veya reddedilebilir ve dosyalar düzenleme için kilitlenebilir veya düzenlemeler belgelere uygulanmadan önce onay gerektirebilir. Belgelere erişimi kontrol ederek ve değiştirerek güvenlik sağlamanın yanı sıra, belge görüntüleme yazılımı işletme güvenliği sağlar, çünkü kağıt belgelerden farklı olarak dijital dosyalar kolayca ve düzenli olarak yedeklenebilir. Bu, işletmelerin yangın veya sel gibi felaket olayları durumunda belgeleri korumalarını sağlar.
Dijital görüntüleme yazılımının başka birçok avantajı vardır. Artırılmış güvenlik sağlamanın yanı sıra, dijital dosyalar depolama alanından tasarruf sağlar. Bilgisayar dosyalarına, özellikle büyük, dağınık çalışma grupları için, kağıt belgelerden daha kolay erişilebilir ve paylaşılması kolaydır. Otomatik dosyalama yeteneklerini içeren yazılım, yönetim maliyetlerinden de tasarruf sağlayabilir. Sonuçta çoğu belge elektronik olarak kullanıldığından, dosyalama ve elektronik biçimde saklamak, süreklilik sağlar, iş akışını birleştirir ve zaman kazandırır.
