Elektronik veri değişimi, iki ayrı sistem arasında veri geçişini kolaylaştırmak için kullanılan bir araçtır. Bu tür veri değişimini çevreleyen, önceden koordine edilmesi gereken birkaç kural ve protokol vardır. Elektronik veri değiş tokuşunun kurulmasının en yaygın nedeni, bir müşteriye veya iş ortağına hassas bilgi sağlamak için güvenli ve düşük maliyetli bir yol sağlamaktır. Bu veri aktarımı genellikle bankacılık, hükümet veya çok fazla ayrıntı gerektiren diğer sektörlerde bulunur.
Elektronik bir veri değişimi oluşturmak için, tedarikçi ve alıcı sık iletişimde olmalıdır. Bu tür bir proje, her iki tarafın da tamamlanması için dört ila altı hafta süren özel bir çaba gerektirir. Her iki taraf da, veri dosyasını alacak veya iletecek yazılımla ilgili deneyimli bir geliştirici veya programcı içeren bir proje ekibi oluşturmalıdır. Ek olarak, her iki tarafta da bilgilerin nasıl değişileceğini ve hangi güvenlik protokollerinin uygulanması gerektiğini belirlemek için güvenlik veya altyapı personeline sık sık ihtiyaç duyulur.
Elektronik veri değiş tokuşunun geliştirilmesindeki ilk adım, iletilecek dosyanın formatını ve düzenini belirlemektir. Bu, dosyada verilecek kesin verileri, yürürlük tarihini ve dosyanın ne sıklıkla gönderileceğini içerir. Örneğin, bir yayıncıdan bir kütüphane tarafından satın alınan kitapların veri dosyasında kimlik numarası, miktarı, tutarı, para birimi, satın alma tarihi, müşteri hesap numarası ve benzersiz bir dosya tanımlayıcısı bulunmalıdır. Biçim değişebilir, ancak genellikle virgülle ayrılmış değerler (CSV) veya metin (TXT) 'dir.
Format onaylandıktan sonra, verilerin düzeni gözden geçirilmelidir. Elektronik veri değiş tokuşunda, dosya tipik olarak doğrudan bir bilgisayar sistemine yüklenir. Dosyadaki her veri sütununu doğru alana çevirmek için bir program gerekir. Bu çeviri genellikle ilk dosya için oldukça zaman alıcıdır. Bir şablon oluşturulduktan sonra, işlem çok daha hızlı hareket eder.
Dosyanın güvenliği ve farklı sistemlere erişim, ele alınması gereken bir sonraki konudur. Bu en yaygın olarak bir dosya aktarma sitesi veya FTP oluşturulması yoluyla sağlanır. Bu site gerçekten sadece internet üzerinden erişilebilen bir ağ sürücüsüdür. Gönderene, daha sonra dosyayı gerektiği şekilde yükleyebilen bir kullanıcı adı ve şifre verilir. Alıcıya bir dosyanın mevcut olduğu ve ardından dosyayı siteden indirip ana sisteme yükleyebileceği bildirilir.
