Bilgi yönetimi yazılımı, çeşitli kullanıcıların ticari bilgilerini elektronik olarak toplamak, düzenlemek, paylaşmak ve gözden geçirmek için kullanılan bir araç veya araç setidir. İşletmeler, iş bilgilerini yönetmek ve almak için etkili yollarla mücadele ederken, 1990'larda gelişen bilgi yönetimi kavramı (KM). Bilgi toplama ve dağıtımını kolaylaştırmak için özel bilgi yönetim yazılımı ile birlikte kurumsal içerik yönetim sistemleri geliştirilmiştir. Şu anda, her biri belirli bir iş türü için tasarlanmış yüzlerce farklı KM yazılım aracı var.
Müşteri hizmetleri, bilgi teknolojisi (IT), perakende, bilim, mühendislik, hükümet ve eğitim gibi çeşitli gruplar için özel bilgi yönetimi yazılımı gerekebilir. Örneğin, bazı KM yazılımları satışları ve müşteri desteğini artırmak için müşteriler veya müşteriler hakkındaki bilgileri yönetir. Başka bir tür, geçmişte farkedilmemiş olan uzmanlıklardan yararlanmak için çalışan becerileri, yetenekleri, eğitimi ve iş eğitimi hakkında bilgi toplayabilir. Bazı araçlar, iş akışını yönetir, eğitim sağlar veya adım adım talimatlar veya kılavuzlar aracılığıyla süreçleri standartlaştırır.
Bilgi yönetimi mevcut bilgilerin toplanması süreci ile başlar. Kağıt belgeler, e-postalar, .pdf veya kelime işlem dosyaları, çizimler veya grafikler, web içeriği, el yazısı belgeler, mikrofilm veya mikrofişler ve dijital dosyalar mümkün olan tüm girdilerdir. Bir konu uzmanının bilgisi de yazılabilir ve bilgi tabanına eklenebilir. Özel araçlar, çeşitli bilgi girişlerini standart bir biçime dönüştürebilir ve elde edilen belgelerin kalitesini iyileştirebilir. Elde edilen bilgi seti genellikle güçlü bir veritabanında saklanır.
Bilgi toplandıktan sonra, bilgiyi yönetmek için diğer bilgi yönetimi yazılım araçları kullanılır. Belgeler ve dosyalar bağlanabilir, dizine eklenebilir ve kategorilere ayrılabilir; böylece bunlar kolayca tarama araçları ile erişilebilir ve taranabilir. Bazı bilgiler sürüm kontrolüne ihtiyaç duyabilir, bu nedenle kullanıcılar önceki sürümleri arşivlerken yalnızca en güncel bilgileri kullanacaklarından emin olabilirler. KM araçları, birden fazla kullanıcının bilgi oluşturma ve inceleme ve onaylama işlemlerini yönetme konusunda işbirliği yapmasına olanak tanır. Diğer özellikler, erişim kontrollerini, arşivleme ve alma yeteneklerini ve çeşitli çıktı türlerine dönüştürmeyi içerebilir.
Bilgi yönetimi yazılımı kullanmanın birçok yararı vardır. Şirketlerin, çeşitli depolama gereksinimlerine sahip çeşitli biçimlerde büyük miktarda kağıt veya kaydı kullanma ve saklama gereksinimini azaltır. Bilgi çok çeşitli kaynaklardan daha hızlı alınabilir ve daha kolay paylaşılabilir ve kontrol edilebilir. KM araçları, kullanıcıların ölçütler, verimlilik, tekrarlayan ya da sık karşılaşılan sorunlar ve iş akışı arızaları gibi bilgiler hakkında bilgi toplamasına olanak tanır. Bu nedenlerden dolayı, bilgi yönetimi yazılımı popülerlik, karmaşıklık ve pratik uygulamada büyümeye devam ediyor.
