İki ana tedarik yazılımı vardır: elektronik tedarik veya lojistik yönetimi. Tedarik yazılımı genellikle bir kurumsal kaynak planlama (ERP) çözümünün veya muhasebe paketinin bir parçasıdır. Çoğu yazılım tedarikçisi, satın alma faaliyetini muhasebe sistemine dahil eden tamamen entegre bir çözüm sunar. Bu tür bir yazılımın yararı, herhangi bir noktada tüm finansal taahhütleri doğru bir şekilde raporlayabilme yeteneğidir.
Satın alma veya satın alma işlemlerinin tümü, işletme tarafından kullanılacak mal ve hizmetlerin satın alınmasıyla ilgili olan bir faaliyettir. Standart bir tedarik sistemi, kullanıcıların satınalma talepleri, mal makbuzları, satınalma siparişleri ve faturalar oluşturmasına olanak tanır. Mal iadeleri, alacak dekontları ve teslimat onayı genellikle bu tür yazılımlara dahil olan seçeneklerdir. En iyi tedarik yazılımı, önemli raporlama işlevselliği, otomatik onay iş akışları ve taahhüt takibini içerir.
Elektronik satın alma veya e-satın alma, web sitelerinden diğer tedarikçilerden mal satın almak için kullanılan bir satın alma yazılımıdır. Tipik olarak, kullanıcı muhasebe yazılımına bağlı bir dahili elektronik tedarik çözümüne giriş yapar. Kullanıcı, onaylı tedarikçiler listesinden seçim yapabilir ve ürünler için kataloglarına göz atabilir. Ürünleri seçerken, elektronik ihale yazılımında maddeler belirtilmiştir.
Kullanıcının iç hesapları alışveriş sepetindeki öğelere ataması gerekir. Dahili onay süreci daha sonra tipik olarak otomatik e-postalar veya ilgili araçlarla tetiklenir. Onayın ardından tedarikçiye bir elektronik satınalma siparişi gönderilir. Maddeler alındığında, kullanıcı mal girişini işlemek için elektronik tedarik sistemine tekrar giriş yapar.
Elektronik faturalama işlemi onaylı firmaların faturalarını doğrudan müşteriye elektronik olarak göndermelerini sağlar. Çoğu sistem, yalnızca alınan siparişlerin ödeme için gönderilmesini sağlamak için otomatik bir sürece sahiptir. Diğer firmalar her faturanın ödeme için işleme alınmadan önce manuel olarak incelenmesini ve onaylanmasını gerektirir.
Elektronik tedarik yazılımı son beş yılda büyük bir büyüme kaydetti ve büyümeye devam etmesi bekleniyor. Elektronik tedarik yapan kurumlar için önemli tasarruflar var. Tasarruflar hem faturaların işlenme zamanının azalması nedeniyle dolar zorluğu hem de bir siparişin işlenmesi için gereken zamanın azalması nedeniyle yumuşak dolar tasarrufudur. Standart tedarik yazılımı, harcama faaliyetlerini izlemek ve tedarikçilerin talep ettiği fiyatları izlemek ve politikaların izlenmesini sağlamak için yaygın olarak kullanılan bir kontrol mekanizmasıdır.
