Ürün bilgi yönetimi, bir ürünle ilgili tüm bilgilerin tek bir veri tabanında tutulduğu bir süreçtir. Bu bilgiler teknik şemalardan önceden yazılmış katalog bulanıklarına kadar herhangi bir şey olabilir, ancak çoğu ürün bilgi yönetim sisteminin odak noktası pazarlamadır. Kullanılan dağıtım kanalından bağımsız olarak, ürünün kullanımı veya satılmasıyla ilgili herhangi bir bilgi tek bir veritabanında bulunabilir. Bu, kanallar arası pazarlamanın benzer stilleri, dilleri ve motifleri kullanmasını sağlar.
Bir ürün bilgi yönetimi sistemi, bir tür kurumsal içerik yönetimi türüdür. Bunlar, birden fazla kullanıcının aynı anda ve aynı anda bilgilere erişmesine, oluşturmasına ve düzenlemesine izin veren bilgi depolama sistemleridir. Diğer kurumsal içerik yönetimi türleri arasında kurumsal belge depolama sistemleri ve Joomla® web sistemi gibi içerik yönetimi platformları bulunur.
Bu sistemler, bilgiye aynı anda erişmesi gereken birden fazla grubun olduğu alanlarda en iyi şekilde çalışır. Temel içerik yönetimine olan ihtiyaç, işletmeler arasında birden fazla alanda büyük operasyon merkezlerine sahip olma eğiliminin artmasından kaynaklanmaktadır. İster bir birleşmeden sonra ister tasarım ister yeniden yapılanma olsun, içerik yönetimi bu farklı alanların yakın fiziksel yakınlık içinde olmak zorunda kalmadan özgürce iletişim kurmasını sağlar.
Çoğu ürün bilgi yönetimi sistemi benzer hatlarda çalışır. Oracle veya MySQL gibi dahili bir veritabanına ön uç kullanıcı erişim noktalarıdır. Bu, içerdikleri bilgileri saklamadıkları anlamına gelir; standart bir kurumsal veritabanı bunu yapar. Sadece kullanıcılara bilgi girmek için daha az teknik bir araç sağlarlar. Bu teknik olmayan çalışanlar için gereken eğitimi azaltır ve sistemi herkesin kullanımı için kolaylaştırır.
Kullandıkları standart veri tabanları sayesinde, ürün bilgi yönetimi veri tabanlarını daha geleneksel pazarlama veri tabanlarına bağlamak kolaydır. Bu diğer veritabanları satış kayıtları, hesap numaraları veya diğer özel satış bilgilerini içerebilir. İki veritabanında yer alan bilgileri birleştirerek, daha önceki satışlara dayanarak yeni veya mevcut bir ürünle ilgilenebilecek müşterileri önceden seçmek mümkündür.
Ürün bilgi yönetimi veritabanlarının çoğu, halka yönelik bilgiler içerir. Bu bilgiler genellikle pazarlama ve satış bilgileri, ürün açıklamaları ve kullanım kılavuzlarına odaklanır. Bilgi halka açık olduğundan, veritabanları şirketler arasında sıklıkla paylaşılmaktadır. Dış satıcılar için mevcut olan ürün bilgileri sayesinde, uyumlu ürünler oluşturmak veya özel bileşenler için imalatçılar bulmak daha kolaydır.
Ürün bilgi sistemlerinin bir diğer büyük avantajı reklamcılıkta tutarlılıktır. Perakende ve kurumsal gibi farklı kanallara reklam veren farklı departmanlar pazarlama bilgilerini birbirleriyle paylaşabilir. Kendi kampanyalarını tasarlamak yerine, reklam öğelerinin çeşitli kanallarda aynı kalmasını sağlamak için bilgileri paylaşabilirler. Bu tutarlılık, bir tüketici tanıdığı kanalın dışında bir ürünle karşılaştığında ürün bilincini geliştirir.
