Seçim sürecinde resmi proje yönetimi prosedürlerine uyulması durumunda, bir proje için en iyi mühendislik danışmanlarının belirlenmesi daha kolaydır. Mühendislik danışmanları, uygulamalı araştırma faaliyetlerinden büyük tesislerin tasarım ve inşaatına kadar çok çeşitli işler için işe alınır. Danışmanların hizmetleri, bir teklif talebinin hazırlanması (RFP) ve sonradan cevapların değerlendirilmesi ile elde edilir. Danışmanlar tarafından da yazılabilen RFP süreci, kendi alanlarında nitelikli ve istenen sonuçlar hakkında bilgili kişilerce yönetilmelidir. Kalite kontrol önlemleri, seçim ekibinin, iş için önde gelen yarışmacıların geçmiş iş referanslarını değerlendirmesini gerektirir.
Seçim ekibi tarafından takip edilen proje yönetimi prosedürleri, RFP'nin zamanında hazırlanmasını, ilgilenen teklifçilerle iletişim kurmanın bir yolunu ve teklif sahibine ek iş veya farklı bir yaklaşıma izin vermek veya vermemek için bir mekanizma içerir. Ek olarak, planlamacıların sunumlarını ve cevapların analizi için programlarını bildirmeleri gerekir. Genellikle, her zaman olmasa da, değerlendirme kriterleri de ortaya çıkar.
RFP, projeyi ilgili mühendislik danışmanlarına ileten belgedir. İşin kapsamı, RFP'nin tek ve en belirleyici unsurudur ve bir bütün olarak seçim sürecidir. Projenin amacı açıkça tanımlandığında, projenin kendi uzmanlık alanında olmadığını fark ederlerse mühendislerin kendileri genellikle teklif vermeyi reddedecektir.
Kapsam, projenin başlangıç ve bitiş noktalarını açıklar. Mühendislerin önerisine dahil etmek için test veya deneysel çalışmaları gerçekleştirmelerine olanak tanıyan, süreç veya proje hakkında bilinen ve bilinmeyenleri içerecektir. İyi yazılmış bir kapsam, projenin sonucunu, tüm tarafların projenin ne zaman tamamlandığını ve kabul edilebilir kalitede olduğunu bilmesi kolay olacak şekilde ayrıntılı olarak resmedecektir. RFP'nin geri kalanı, yapılacak işi, çıktıları, kalite kontrol beklentilerini ve çeşitli kilometre taşları için gerekli son tarihleri açıklayacaktır.
İş görevleri genellikle iş dağılımı takvimi (WBS) olarak adlandırılan hedefler ve alt hedefler hiyerarşisinde belirtilir. Bir WBS taslağını hazırlamaktaki çalışma, planlamacılara projenin kapsamlı olduğunu ve hiçbir öğenin unutulmadığını garanti eder. Teklif sahipleri, WBS'yi yanıtlarını sunmanın kolay anlaşılır bir yolu olarak ve eksiksizlik için bir kontrol listesi olarak kullanırlar.
Seçim komitesi en iyi mühendislik danışmanlarının seçildiğinden emin olmak için yarışmacıları yazılı belgelerden daha fazla değerlendirmelidir. Müşavirlerin zamanında ve kaliteli sonuçlar sunma kabiliyetini belirlemek için, eğer varsa, benzer nitelikteki eski projeler üzerinde çalışılmalıdır. Birçok proje, sonuçların hedefte olup olmadığını belirlemek için ara değerlendirme noktalarını içermektedir. Bazen, programlara uyumu arttırmak için teşvikler uygulanır.
RFP süreci tamamlandığında, proje mutlaka kazanılmayabilir. Çoğu zaman, yönetim cevapları gözden geçirdikten sonra ortaya çıkan projede eksik olan bağlantıları keşfeder. Projeye dahil olmayan birkaç uzman ekip tarafından gözden geçirilmesi eksik veya eksik bilgileri işaret edebilir. Bazen, en iyi mühendislik danışmanları, eksik verileri veya orijinal RFP'nin zayıf varsayımlarını sıralayan cevabı okuyarak keşfedilir.
