Kalite kontrol planlaması, ilgili kalite kontrol hedeflerinin oluşturulmasını ve ulaşılmasını sağlamak için etkin bir sistem kurmayı amaçlamaktadır. Belirli hedefler organizasyona bağlı olarak değişecektir, bu nedenle kalite kontrol planlaması öncelikle uygun kriterleri belirlemekle ilgilenmelidir. Bunu yapmanın en iyi yolu, tüketici taleplerini ve kuruluşun mevcut talepleri yerine getirme yeteneğini net bir şekilde anlamaktır.
Kalite kontrol planı geliştirmenin en önemli yönlerinden biri tüketici girdisidir. Bu, hem kar amacı gütmeyen hem de kar amacı gütmeyen sektörlerde hizmet veya ürün sağlayan tüm organizasyon türlerinde geçerlidir. Hizmetin veya ürünün tasarlandığı tüketici, kalitesini ölçen standartların tanımlanmasında ayrılmaz bir rol oynamalıdır.
İlk planın hazırlanmasından önce müşteri tercihleri üzerinde kapsamlı araştırmalar yapmak en iyisidir. Herhangi bir kalite kontrol planında bazı değişiklikler ve ilaveler zamanla gerekli olsa da, müşterinin tüm temel gereksinimlerini karşılayan bir planla başlamak daha iyidir. Kalite kontrol planının standart ve yönetmelikleri, katı araştırmalara dayanmayan herhangi bir durumda olduğu gibi sürekli akış halinde ise, büyük olasılıkla organizasyon içinde karışıklığa ve kargaşaya neden olacaktır.
Tüm müşteri gereksinimlerini karşılama kalite kontrol planlamasında esas amaç olsa da, bu her zaman mümkün olmayabilir. Hizmet veya ürünü sunmakla ilgili tüm tarafların gerçekte neyi üretebilecekleri konusunda da düşünülmelidir. Gerekli kaynaklar yoksa, bu kaynaklara ulaşmaya çalışmak ve böylece gelecekte kaliteyi arttırmak için yer açmak için gerçekçi planlar da kurulmalıdır.
Kalite kontrol planlaması sadece yönetim ekibinden ve müşteriden daha fazlasını içermelidir. Hem yeteneklerini hem de kendi alanlarında kaliteyi korumak veya geliştirmekle ilgili kaygılarını anlamak için bölümlerdeki çalışanlarla görüşmek önemlidir. Bir kalite kontrol planı kapsamlı olmalı ve bir hizmetin veya ürünün geliştirilmesi ve sunulmasının her aşamasında yer alan herkese ayrıntılı talimatlar ve standartlar sağlamalıdır.
Yeni bir kalite kontrol planı uygulamaya konmadan önce kapsamlı eğitim de verilmelidir. Ek olarak, tüm çalışanlar iş rollerini ilgilendiren şartların farkında olduktan sonra, bu şartları yerine getirmedeki başarıları düzenli olarak kontrol edilmelidir. Müşterilerin kalite ile ilgili görüşleri de düzenli olarak izlenmelidir. Kalite kontrol planlaması sürekli bir süreçtir ve bir kurumun gelişmesi için önceden belirlenmiş standartlar korunurken sürekli yeni hedefler aranmalıdır.
