Bir kayıt mimarı, sözleşmelerinin yapıldığı inşaat projesi için inşaat ruhsatında listelenen firma veya bireysel bir mimardır. İznin, inşaatın yapılacağı alandan sorumlu olan düzenleyici otoriteye bir başvuru, proje çizimleri ve bina şartnameleri göndererek alınması. Farklı mimarlar tek bir projede çalışmayı planlıyorsa birden fazla kayıt mimarı olabilir. Büyük bir firma aynı zamanda adı başvuru ve izin belgesinde yer alacak olan yerel bir mimarla çalışma ilişkisi kurabilir.
Sismik olarak aktif olanlar veya belirli bir arazi tipine sahip olanlar gibi bazı alanlarda inşaat için özel beceriler gerekebilir. Yerel mimar proje operasyonlarını denetleyebilir ve bu nedenle kaydın mimarı olur. Birleşik Devletler'de, örneğin, böyle bir statü, Ulusal Mimari Kayıt Kurulları Konseyi'ne (NCARB) göre firmanın projeyi kontrol ettiği anlamına gelir. NCARB, mimarların belge hazırlığı için dış kaynak sağladıklarında bile kayıt için uygun yasal gereklilikleri takip etmelerini sağlamalıdır. Aynı zamanda projeler üzerindeki kontrolünden sorumlu olma kriterlerini de ana hatlarıyla belirtir.
NCARB kurallarına göre, bir kayıt mimarı her zaman belgelere ne girdiğini kontrol etmeli, içerikleri bilmeli ve bunları hazırlamada profesyonel olmalıdır. Ayrıca, bu kriterlerin asgari beş yıl boyunca yerine getirildiğinden emin olmak için kayıt tutmaları gerekir. İletişim kalitesi de vurgulanır ve inşaat izinlerinin oluşturulmasıyla projeye katılan tüm taraflar arasında e-posta iletişimi kurulmalıdır.
Kayıt mimarı aynı zamanda en hızlı iletişim için Dosya Aktarım Protokolü (FTP) sunucuları üzerinden teknik dosyaları paylaşmaya açık olmalıdır. İnternet üzerinden yapılan toplantılar ve incelemeler, tüm tarafların projelerden haberdar kalması için en iyi yoldur. NCARB Model Yasası ve Yönetmelikleri, mimarlara belgeler başka bir yerde hazırlanırken bu kuralların nasıl uygulanacağı konusunda rehberlik eder. Ayrıca bir kayıt mimarı da dokümantasyonunu profesyonelce yapmaktan her zaman sorumlu olmalıdır.
Herhangi bir kayıt mimarı, bir proje sırasında tüm güvenlik kodlarının yerine getirilmesinden sorumludur. Bu, bir projenin ana firması olup olmadığına ya da daha büyük bir mimarlık firması tarafından sözleşmeli olup olmadığına bakmaktadır. Kayıt tutma üzerindeki kontrolünden bağımsız olarak, Amerika Birleşik Devletleri'ndeki çoğu eyalet NCARB standardını uygulamaktadır ve bazıları kayıt mimarı belgelerinde kendisini nasıl tanımladığını tanımlayan şartlar getirmiştir.
