Özel gereksinimlerinize ve aktarmak istediğiniz mesajlara bağlı olarak, sesli postayı e-postaya aktarabilmenizin birkaç farklı yolu vardır. Mesajlarınızı otomatik olarak bir e-posta adresine ileten yeni bir hizmet kurmak istiyorsanız, bu hizmeti sağlayan birkaç şirketten biriyle kaydolabilirsiniz. Bu işletmeler sesli mesajları kayıtlı bir bilgisayar ses dosyasına dönüştürebilir ve size e-postayla gönderebilir veya mesajları metne dönüştürür ve o metni bir e-posta veya kısa mesaj servisi (SMS) mesajı olarak gönderir. Ayrıca kendi mesajlarınızı dijital ses dosyalarına dönüştürebilir ve ardından kendinize veya başkalarına e-postayla gönderebilirsiniz.
Telesekreteri e-postaya aktarmanın en iyi yolu özel gereksinimlerinize bağlıdır. Yeni ve gelen bir sesli postayı bir e-posta adresine göndermek istiyorsanız, bu tür bir hizmet sunan birkaç farklı şirket arasından seçim yapabilirsiniz. Bu genellikle kullandığınız belirli bir işletme veya yazılım programı aracılığıyla yapılır. Farklı programlar bunu farklı yapabilir, ancak birçoğu size hızlı ve kolay bir şekilde birden fazla hizmet sunmak için yeni bir telefon numarası oluşturmanızı gerektirir.
Bazı şirketler sesli mesajı e-postaya metin belgesi olarak aktarır. Bu şirketler sesi metne dönüştürür ve ardından o metni bir e-postanın gövdesi olarak veya SMS veya kısa mesaj servisi aracılığıyla, ayrıca kısa mesaj olarak da gönderir. Diğer şirketler sadece kayıtlı mesajın içeriğini dijital bir ses dosyasına kopyalar ve ardından size bir e-posta mesajına ekli dosyayı gönderir. Bu hizmet türü, aldığınız e-postayı kolayca açıp ekli dosyayı dinleyebildiğiniz için sesli postayı epostaya kolayca aktarmanıza olanak tanır.
Eski mesajlarınızı sesli postadan e-postaya aktarmak istiyorsanız, bunu birkaç farklı yolla yapabilirsiniz. Bunu yapmanın en kolay yolu, İnternet üzerinden bir ses protokolü (VoIP) programı ve bilgisayarınıza ses kaydedebilen ikinci bir yazılım kullanmaktır. Bu tür programların her ikisi de, standart bir telefon numarasını arayabilen bir VoIP programının olmasını istediğiniz halde ücretsiz olarak sunulmaktadır.
Telesekreter gelen kutunuzu aramak, şifrenizi girmek ve mesajlarınızı dinlemek için VoIP yazılımını kullanabilirsiniz. Dinlerken, sesi bir mikrofon veya hoparlör olmadan bile yeni bir ses dosyası olarak kaydetmek için kayıt yazılımını kullanabilirsiniz. Bu, ses dosyasını kendinize veya bir başkasına e-postayla göndererek sesli postadan e-postaya mesaj aktarmanıza olanak tanır.
