Bir yazıcı seçerken, nerede ve ne sıklıkla kullanılacağı gibi göz önünde bulundurulması gereken birkaç farklı faktör vardır. Yazıcı bir ofis ortamı için tasarlandıysa, her ay çok sayıda sayfayı işlemek için özel olarak tasarlanmış bir birim seçmek isteyeceksiniz. Nadiren yazdırma işleri için, daha ucuz bir mürekkep püskürtmeli yeterli olabilir. Ayrıca bağımsız bir birim mi yoksa birkaç farklı özellik içeren bir birim mi tercih edeceğinizi belirlemeniz gerekir. Sınırlı bir alanınız varsa, bir yazıcı seçerken tarayıcı ya da diğer özellikleri içeren bir birimi düşünebilirsiniz.
Her yazıcı teknolojisinin farklı durumlara uygun kendi yararları ve sakıncaları vardır. Bir yazıcı seçerken ilk adım, durumunuzu incelemek ve mürekkep püskürtmeli veya lazer teknolojisinin en uygun olup olmadığını belirlemektir. Mürekkep püskürtmeli yazıcılar daha ucuz olma eğilimindedir, ancak çok sayıda belge yazdırırsanız ve düzenli olarak yedek mürekkep kartuşları satın almanız gerekirse, maliyet avantajı ortadan kalkar. Lazer yazıcılar, genellikle yüksek hacimli uygulamalarda kullanıldığında daha az parayla çok daha fazlasını basabilir. Inkjet'ler tipik olarak lazerlerden de daha yavaştır, ancak hem net siyah-beyaz metin hem de grafikler yazdırabilirler.
Renkli görüntüleri düzenli aralıklarla yazdırmanız gerekirse, mürekkep püskürtmeli bir yazıcı genellikle daha iyi bir seçim olacaktır. Parlak kağıt stoğunda fotoğraf oluşturmak için kullanılacak bir yazıcı seçerseniz, bu daha da geçerlidir. Renkli lazer yazıcılar inkjetlerden önemli ölçüde daha pahalı olma eğilimindedir ve fotoğrafları basmak için kullanılan parlak kağıt türüyle kullanım için tasarlanmamıştır.
Bir yazıcı seçerken göz önüne almak isteyebileceğiniz bir diğer ana faktör, bağımsız mı yoksa çok fonksiyonlu bir ünite mi seçileceğidir. Çalışacak sınırlı bir alanınız varsa, çok işlevli, hepsi bir arada aygıt kullanışlı olabilir. Bu yazıcılar genellikle bir tarayıcı, faks makinesi, fotokopi makinesi ve diğer aygıtları veya işlevleri içerir. Bağımsız bir yazıcı da, özellikle bu cihazlardan bazılarına sahipseniz, iyi bir seçim olabilir.
Ağ bağlantısı ayrıca bir yazıcı seçerken önemli olabilecek bir seçenektir. Yazıcıların çoğu bir seferde yalnızca bir bilgisayara bağlanabilir, bu nedenle birçok farklı konumdan yazdırabilmek istiyorsanız ağ bağlantısı olan bir birime ihtiyacınız olacaktır. Bazı yazıcılarda Ethernet bağlantı noktaları bulunurken, diğerleri Wi-Fi® ağlarına bağlanabilir. Bu özellik kolaylık sağlayabildiğinden yararlıdır, ancak bazen ofis ortamlarında da gereklidir.
