Farklı türlerdeki telesekreter yazılımı, çoğunlukla sundukları özelliklerle tanımlanır. Bunlar, standart bir telesekreter ile mümkün olandan önemli ölçüde daha iyi olan yazılımın kaydedebildiği mesajın uzunluğunu ve ses kalitesini içerir. Bazı yazılımlar ayrıca gelen mesajları öncelik sırasına koymak için çeşitli klasörlerde sıralayabilir. Yine de başka bir yazılım dahil faks özelliğine sahiptir.
Telefon aramalarını yanıtlamak ve mesajları kaydetmek için fiziksel bir makine yerine yazılımı kullanmanın temel önceliği birçok avantaj sunar. Telesekreter yazılımı gelen verileri özel bir makinenin yapamayacağı şekilde değiştirebilir. Yalnızca birkaç düğmeli bir makine yerine gerçek yazılımı kullanma arayüzü aynı zamanda daha karmaşık bir şekilde etkileşime girme avantajını da sağlar. İnternet üzerinden sesli iletişim protokolü (VoIP) aramalarının gelişmesiyle, yazılım tabanlı bir telesekreter daha da cazip bir seçenek haline geliyor.
Tüm telesekreter yazılımının en etkili özelliklerinden biri, bir depolama aygıtının tutabileceği kadar ses verisi kaydetme yeteneğidir. Ses kalitesi daha da iyi olabilir, çünkü dijital veriler kasetlerin gösterdiği gibi zaman içinde bozulmaz. Bir mesajın dijital kaydına sahip olmak aynı zamanda çalmanın kontrol edilebileceği anlamına gelir, dinleyicinin bir mesajı atlamasını veya daha sonra dinlemek için arşivlemesini sağlar.
Bazı telesekreter yazılımlarının bir başka özelliği de gelen mesajları özel klasörler halinde sıralayabilmesidir. Bu, bilinmeyen arayanlardan gelen mesajların bir klasöre yerleştirilmesine izin verirken, bilinen arkadaşlardan gelen çağrılar başka bir yere yerleştirilebilir ve kullanıcının ilk önce ne dinlenmesi gerektiğini önceliklendirmesine izin verir. Bazı yazılımlar kısa ve resimli mesajların alınmasına ve sıralanmasına bile izin verir.
İnternet bağlantısının türüne bağlı olarak, bazı telesekreter yazılımı türleri, diğer cihazlara veya e-posta hesaplarına uyarı gönderecek şekilde yapılandırılabilir. Yazılım bir mesaj alabilir ve daha sonra kimin aradığını ve mesajın ne kadar uzun olduğunu gösteren bir çalışma e-posta adresine bir e-posta uyarısı gönderebilir. Web tabanlı bir arayüz üzerinden kısa mesaj gönderme özelliğini de içerebilir.
Yalnızca kayıt yazılımından daha fazlası olmaya çalışan belirli telesekreter yazılımı türleri vardır. Bu, ses tanıma özelliğine sahip bir program içerebilir ve kontrollerin yalnızca sesli komutlarla navigasyonunu sağlar. Bazı programlar aynı zamanda bir telefon arama özelliğini de içerir, böylece bir mesaj dinlendiğinde, arama başlatmak için istek üzerine telefon numarası aranabilir.
Ayrıca faks iletimi almak gibi diğer seçenekleri entegre eden telesekreter yazılımı türleri de vardır. Aynı yazılım türü ayrıca faks gönderme özelliğini de içerebilir. Telesekreterin yeteneklerini, canlı telefon hattına erişimi ve tamamen kişiselleştirilebilir bilgisayar yazılımının gücünü bir araya getirerek, telesekreter yazılımı tarafından kullanılabilecek sınırsız bir özellik kombinasyonu vardır.
