Özel sesli posta kutusu, bir kişiye telefon cevaplanamadığında telefon mesajı alma izni verir. Tek bir sesli posta kutusu ve tek bir telefon hattı genellikle birbirine bağlanır. Bu en yaygın özel sesli posta türüdür. Diğer durumlarda, aynı telefon hattına birden fazla kutu bağlanabilir ve bu sayede birkaç kişi mesajlarını ayrı olarak alabilir. Telesekreter ayrıca, kişilerin sesli mesajlarını evlerinde veya işletmelerinde tutmalarını sağlayan özel bir sesli posta kutusu olarak da kullanılabilir.
En yaygın kullanılan özel sesli posta türü, bir telefon hattını bir sesli posta kutusuna bağlar. Bu sesli posta türü, cep telefonlarının ortak bir özelliğidir. Telefon belirli bir zil sesinden sonra alınmazsa, genellikle sesli mesaja bağlanır. Bir sesli posta sağlayıcısı binlerce hatta milyonlarca müşteriyle çalışabilse de, her kullanıcının sesli posta hesabı diğerlerinden ayrı tutulur. Bu, kullanımların kendi özel sesli mesajlarına erişmelerine izin verir, ancak diğer kullanıcıların sesli mesajlarına değil.
Başka bir özel sesli posta türü, aynı telefon numarasına birden fazla hesabın eklenmesine izin verir. Herhangi bir sayıda sesli posta kutusu tek bir telefon numarasına eklenebilir; böylece bir ailedeki veya iş yerindeki kişilerin mesajlarını o numaraya ulaşabilecek diğer kişilerin mesajlarından ayrı olarak almalarına izin verilir. Çoğu durumda, bu özel sesli posta hesaplarına, arayan bir kişi belirli bir uzantıyı çevirdiğinde erişilir.
Çoğu zaman, sesli posta büyük bir sunucuda dijital biçimde tutulur. Bu sunucular sesli posta sağlayıcısı tarafından tutulur ve özel sesli posta hesapları olan müşteriler tarafından uzaktan erişilebilir. Bu, kişilerin sesli postalarına çeşitli konumlardan ve çeşitli yollardan erişmelerini sağlar. Sesli posta bilgileri ayrıca bir kişinin bilgisayarına da aktarılabilir, ancak iletiler neredeyse her zaman önce sağlayıcıların sunucularında depolanır.
Telesekreter aynı zamanda bir tür özel sesli posta olarak da kabul edilebilir. Bu makineler sabit hat telefonlarına bağlanır ve telefon hattının tüm kullanıcıları için bir sesli mesaja sahip olabilir veya hattı kullanan çeşitli kişiler için mesajları ayrı sesli posta kutularına ayırabilir. Bir kullanıcı tipik olarak, makinenin üzerindeki düğmelere basarak mesajlara erişmesine rağmen, aynı zamanda bir telefon hattından veya bilgisayardan gelen makine mesajlarına da erişmek mümkündür.
