Profesyonel telesekreterler kablosuz, dijital veya kasete mesaj kaydedenler de dahil olmak üzere birden fazla çeşitte gelir. Bir telefon yanıtlama makinesi (TAM), dahili faks makinesi veya tarayıcı gibi çevre aygıtlarıyla da gelebilir. Bazı profesyonel telesekreterler, telefona elektrik kablosuyla bağlı ayrı sistemler olarak bulunurken, diğerleri telefon cihazlarına yerleştirilmiştir.
Mesaj makinesi olarak da bilinen profesyonel telesekreterler, sesli posta sistemleriyle aynı amaçla çalışır. Mesajlaşma cihazının eşlik ettiği telefonlar, gelen arayanlar tarafından bırakılan mesajları kaydetmek için kullanılır. Bu tür telefonlara cevap veren ve belirli bir zamanda telefon görüşmeleri için uygun olmayan kişiler için mesajlar yazma canlılarına olan ihtiyacı en aza indirir veya ortadan kaldırır.
Bazı profesyonel telesekreterler, giden ve gelen mesajları çıkarılabilir bir kasete kaydeder. Bu, bandın aralıklı olarak değiştirilmesine ve önceki bant kayıtlarının fiziksel olarak güvenli bir yerde saklanmasına izin verir. Bu tür makineler bazen belirli mesajları arşivlemesi ve uzun süre depoda tutması gereken kişiler ve kuruluşlar tarafından tercih edilir.
Diğer profesyonel telesekreterler, mesajları dijital olarak kaydeder ve saklar. Bu TAM türü için farklı depolama seçenekleri olsa da, mesajlar genellikle dijital olarak arşivlenir. Bazı durumlarda, kayıtlar uzun süreli depolama için veya diğer bilgisayar cihazlarında kullanım için hafıza kartı gibi başka bir cihaza dijital olarak aktarılabilir. Bununla birlikte, profesyonel telesekreterin bant mı yoksa dijital kayıt mı kullandığı da aynı şekilde çalışır. Bazen, dijital kayıtlara sahip bir kaydın kalitesinde, genellikle diğer türlerden daha yüksek kalitede olan farklılıklar da not edilir.
Birçok dijital telesekreter otomatik hafıza yedeklemesi de sunar. Bu, özellikle elektrik kesintisi durumunda mesajların güvenliği konusunda endişeli olan işletmeler ve bireyler için yararlıdır. Bazıları ayrıca sahiplerine bu tür bir uygulamanın yasal olduğu bölgelerde tüm telefon görüşmelerini kaydetme fırsatı sunuyor.
Bazı telesekreterler, giden ve gelen mesajlar için sadece tek bir posta kutusu sunar. Bununla birlikte, diğer profesyonel telesekreterler, birden fazla posta kutusu depolama çözümü sunar. Pek çok kişi gelen mesajlar için birden fazla posta kutusu sunsa da, bazı sistemler mesaj bırakmak istediği posta kutusuna karşılık gelen bir arayan bilgisi istemeden önce yalnızca bir giden mesaja izin verir. Ev ofis çalışanları için genellikle ideal bir çözüm olan kişisel bir bilgisayardır.
