Birçok endüstri, kaydedilmiş bir mesajın veya elle yazılmış notların bir bilgisayar belgesine yazıldığı, insanların dinlemekten ziyade onu okuyabilmesi veya daha kolay okuyabilmesi için transkripsiyona güvenmektedir. Bu hizmet için gerekli birkaç transkripsiyon ekipmanı vardır; bilgisayar ve kaset çalar veya İnternet bağlantısı en temel transkripsiyon donanımıdır. Bu öğelerin yanı sıra, en önemli donanım türlerinden biri konuşulan kelimeyi kaydeden bir transkripsiyon kaydedicidir. Bunu yazılı kelimeye çevirmek için, bir transkripsiyoncu bir kulaklık kullanır, böylece mesajı dinleyebilir. Bu noktada, transkripsiyon işlemi sırasında kaydı uygun bir hızda kaydırmak için bir ayak pedalı kullanılır.
Yazılı notların yazılması sadece notların orijinal olarak yapıldığı kağıt ve kalemi ve bilgisayarı içerir. El yazısı notları için birkaç seçenek daha olsa da, bilgisayar transkripsiyonu 21. yüzyılın başlarında en yaygın olanıdır. Bu tür notlar tipik olarak standart bir formata koyulacak veya basitçe daha net yazılacak şekilde yazılır.
Bilgisayardan bilgisayara yapılan transkripsiyona gelince, iki tür kayıt cihazı vardır; geleneksel tür analog kayıt cihazıdır. Bu tip transkripsiyon donanımı, kullanıcıların içine küçük bir kaset bandı yerleştirmelerini gerektirir; bu, mesajın uzunluğu, bandın tutabileceği miktarla sınırlıdır. Kasetin daha sonra belgeyi bir belgeye transkripsiyon yapacak kişiye vermesi gerekir; bu, şahsen postalanması veya toplanması ve ardından bir kaset çalarda çalınması anlamına gelir. Dijital kayıt cihazı bir bant kullanmaz; bu, mesajın çoğu durumda çok daha uzun olabileceği anlamına gelir. Kaydedilen mesaj daha sonra bir kablo aracılığıyla bir bilgisayara gönderilebilir ve onu kopyalayacak kişiye e-posta ile gönderilebilir, bu yüzden birçok kişi bu tür bir kayıt cihazını analog türünden daha uygun bulmaktadır.
Transkripsiyonistin mesajı dinlemesi için tipik olarak bir kulaklık takıyor. Bu tür bir transkripsiyon donanımı, genellikle bu amaç için bir konuşmacıdan daha iyi kabul edilir, çünkü mesajı arka plandaki gürültüden ayırabilir ve daha net hale getirebilir. Analog bir transkripsiyon kaydediciden gelen bantlar kullanılırsa, bir transkripsiyoner kulaklık seti bir kaset çalara bağlanabilir veya dijital bir kaydedici kullanılıyorsa bir bilgisayara bağlanabilir.
Ayak pedalı diğer bir yaygın transkripsiyon donanımı türüdür. Bir kaset çalar ve kasetler kullanıldığında, her kaseti durdurmak ve başlatmak için genellikle bir ayak pedalı gerekir, böylece eller sadece yazı yazmak için kullanılır. Bir transkripsiyon ayak pedalı ayrıca bantlar arasında ileri veya geri sarabilir. Bu transkripsiyon donanımı parçası aynı zamanda yazmayı durdurmak zorunda kalmadan kayıt boyunca manevra yapmak amacıyla dijital kayıtlarda da kullanılır. Dijital ayak pedalları bilgisayara takarken, analog ayak pedalları genellikle kaset çalar takın.
