Sağlık hizmetleri bilgisinin yönetilmesi söz konusu olduğunda, doktorlar ve laboratuar teknisyenleri, hasta bakımı ve laboratuvar notlarını tıbbi dosyalara daha sonra başvurmak üzere kaydetmek için çeşitli yöntemler kullanırlar. Bu yöntemlerden biri, konuşulan kelimeleri kaydetmek için telefonla uzaktan erişilen dijital bir kayıt cihazı olan bir C-telefonunun kullanılmasıdır. Bu, doktorların ve diğer sağlık profesyonellerinin, transkripsiyonistlerin erişebilmesi ve dikte ve transkripsiyon ekipmanı yoluyla basılı kopyalara aktarılabilmesi için bilgileri güvenli bir şekilde kaydedebilmelerinin etkili bir yoludur.
C-Phone, ismini kayıtlı notların telefondan bir dijital kayıt cihazına aktarılma şeklinden alır. Bir telefon sistemini dijital kayıt sistemine bağlayan özel bir kablo olan kuplör, C-telefonundaki “C” nin geldiği yerdir. Kuplör ayrıca, doktor veya laboratuar teknisyeninin, hastane veya laboratuvar ortamında merkezi bir dikte sistemi aracılığıyla veya bir transkripsiyon servisi tarafından yönetilen dış kaynaklı bir güvenli telefon şebekesine notlarını kaydetmesine izin verir.
Bir C telefonunun çalışması aslında oldukça basittir. Bir doktor veya laboratuvar uzmanı, onu dikte servisine bağlayan özel bir numarayı çevirir. Telefon hattı aramayı kabul ettikten sonra, genellikle telefon tuş takımına basılmış özel bir kod aracılığıyla kuplör, telefon hattını dijital dikte cihazına bağlar ve sesli tıbbi notlar girilebilir. Arama sırasında, arayan kişi dijital olarak saklanan notların bölümlerini yedekleme, inceleme ve silme yeteneğine sahiptir. Aramanın sonunda, arayan kişi kayıt oturumunu sonlandırmak için bir koda basar veya bağlantıyı kesmek için kapatır.
Halen, C-telefonları aynı anda gelen birden fazla telefon hattını idare edebilen bilgisayarlı bir sistem vasıtasıyla yönetilmektedir. Arayanlara, aramak için özel bir numara veya hesaplarına özgü bir kod atanmış olabilirken, diğerleri, hasta vaka notlarını ayrı dijital dosyalarda saklayan bir bilgisayara on satırlık bir satır gelmesine izin verir. Bu dosyalar, yalnızca diğer tıbbi personel veya transkripsiyonistler gibi yetkili personel tarafından erişilebilen tek bir sunucuda güvenli bir şekilde saklanır.
Cep telefonu teknolojisindeki artışla birlikte, C-telefonları üzerinden uzaktan kayıt yönetimi, birçok sektördeki birçok profesyonelin kayıtlarını kaydetmek için tercih edilen bir yöntem haline geliyor. Doktorlar, hasta bakımını kaydetme rahatlığı ve verimli tarzı nedeniyle bu sistemi kullanmayı severler. Ek olarak, avukatlar, kanun uygulayıcı memurlar ve genel işletme yöneticileri gibi diğer profesyoneller, yetenekli transkripsiyonistler tarafından daha sonra işlenmek üzere toplantılar, mahkeme duruşmaları ve dava notlarını kaydederken bir tür C telefonu teknolojisi kullanabilir.
